TRAVAILLER EFFICACEMENT EN TOUTE MOBILITÉ

Les avocats et autres professionnels du droit qui travaillent seuls ont des besoins spécifiques. Parmi ceux-ci, la mobilité: un avocat doit pouvoir travailler où qu’il se trouve, ce qui nécessite une certaine organisation sur le plan informatique.

Voici 4 solutions possibles pour les titulaires d’une licence monoposte de timeSensor LEGAL souhaitant pouvoir accéder à leurs données à tout moment:

Si vous n’avez pas besoin d’accéder très souvent à vos données, l’utilisation d’un logiciel comme TeamViewer est sans doute la meilleure solution. TeamViewer vous permet de contrôler un ordinateur à distance: si vous avez installé timeSensor LEGAL sur votre poste de travail professionnel et que vous travaillez chez vous, vous pouvez contrôler votre ordinateur professionnel depuis votre domicile.

La connexion à distance nécessite évidemment de laisser votre poste de travail professionnel allumé en permanence. Si cela vous gêne, vous pouvez utiliser une solution permettant de démarrer l’ordinateur à distance (EcoStarter, par exemple).

Notez que si vous optez pour cette approche, le travail que vous réalisez depuis chez vous pourra être observé sur l’écran de votre ordinateur professionnel. Sous Windows, TeamViewer propose une fonction «écran noir» qui permet de masquer l’écran du poste sur lequel vous travaillez à distance, mais cette fonctionnalité n’est pas (encore) offerte aux utilisateurs de TeamViewer travaillant sous macOS.

De nos jours, les ordinateurs portables sont aussi puissants que les ordinateurs de bureau. Vous avez donc la possibilité de tout installer sur votre ordinateur portable (documents, logiciel de gestion de cabinet, Microsoft Office, etc.), ce qui vous permet d’avoir toujours accès à vos données et de travailler où que vous soyez, même sans accès à Internet.

Dans les endroits où vous travaillez le plus souvent (au bureau et à votre domicile, par exemple), nous vous conseillons de vous équiper d’un grand écran, d’un clavier et d’une souris, de manière à pouvoir travailler confortablement. Avantage supplémentaire de cette solution: l’écran de votre ordinateur portable peut alors vous servir d’écran supplémentaire.

Illustration 1: un ordinateur portable utilisé comme deuxième écran

Efficace et économique, cette approche est souvent recommandée. Il convient cependant de prendre quelques mesures importantes pour éviter que vos données soient compromises en cas de perte de votre ordinateur portable:

• Verrouillez votre session à l’aide d’un mot de passe
  Activez la mise en veille automatique de votre ordinateur et configurez-la de telle sorte qu’un mot de passe soit nécessaire pour accéder à la session en cours.
• Activez le chiffrement de votre disque dur
  En cas de vol de votre ordinateur, vos données seront ainsi protégées par un mot de passe.
• Planifiez une sauvegarde automatique régulière
  Achetez un disque dur externe pour chacun de vos espaces de travail et effectuez régulièrement des sauvegardes à l’aide de la fonction de sauvegarde automatique (sous macOS, vous pouvez par exemple utiliser Time Machine). Vous disposerez ainsi d’une copie complète de votre ordinateur portable. Si celui-ci est perdu ou volé, la sauvegarde vous permettra de restaurer toutes vos données.

Si vous voyagez souvent aux États-Unis et craignez que les données de votre ordinateur portable soient compromises, vous pouvez également installer votre poste de travail sur le cloud. Cette solution vous permet d’accéder facilement à vos données sans que celles-ci soient enregistrées sur votre ordinateur.

Un poste de travail hébergé dans le cloud est une machine virtuelle installée dans un centre de données sécurisé. Vous pouvez y installer tout votre environnement de travail: logiciel de gestion de cabinet, messagerie, Office, etc.

Que vous travailliez sur un ordinateur de bureau ou sur votre ordinateur portable, l’accès à vos données se fera alors toujours via votre poste de travail virtuel – les données ne seront plus stockées localement. Mais attention: si vous optez pour une solution cloud, vous devrez donc nécessairement disposer d’un accès à Internet pour pouvoir travailler.

L'accès à votre poste de travail virtuel peut se faire de différentes manières. Le niveau de sécurité approprié dépend avant tout du type d'accès choisi. Pour une sécurité maximale, vous pouvez utiliser un VPN (Virtual Private Network) qui chiffrera tout votre trafic. Cette option n’est généralement pas proposée par les fournisseurs cloud et entraîne un coût supplémentaire.

Il vous faudra également trouver une solution concernant la connexion de votre imprimante et, éventuellement, de votre son et de vos ports USB:

• Votre imprimante ne pourra pas être contrôlée par votre poste de travail virtuel sans l’utilisation d’un logiciel spécifique, car les deux machines seront chacune sur un réseau différent. La mise en place d’un VPN permet de résoudre facilement ce problème, puisque celui-ci regroupe votre imprimante et votre poste de travail virtuel sur un même réseau.
• De même, le son de votre poste de travail hébergé dans le cloud ne sera pas automatiquement redirigé vers votre ordinateur local.
• Le problème le plus complexe concerne le mappage des ports USB. Par défaut, votre poste de travail virtuel ne sera pas affecté si vous connectez un périphérique USB (clé, disque dur externe, lecteur de carte, etc.) à votre ordinateur local.

Si vous songez à transférer votre poste de travail sur le cloud, examinez attentivement les offres des fournisseurs et discutez éventuellement de ces questions avec eux.

Si vous projetez de mettre en place une équipe à plus ou moins court terme, un système multiposte pourrait constituer une solution judicieuse. Il vous faudra une machine (physique ou virtuelle) exécutant le serveur et une licence pour base de données (4D Server). La base de données et timeSensor LEGAL seront ici installés sur la même machine serveur.

L’accès à timeSensor LEGAL se fera alors via une application client générique que vous pouvez télécharger depuis notre portail de formation. L’application fonctionne sur Mac comme sur PC, et elle est utilisable sur autant de postes de travail que vous le souhaitez: vous pourrez donc utiliser timeSensor LEGAL où que vous soyez.

Si vous décidez de mettre en place une machine serveur, une installation dans vos locaux vous garantira une vitesse de connexion optimale lorsque vous travaillez sur place. Il vous sera également possible de vous connecter au serveur à distance via un tunnel VPN.

Notez que vous pouvez aussi faire héberger votre serveur sur le cloud et vous y connecter où que vous soyez en passant par un VPN. Si vous envisagez de travailler avec un environnement client/serveur, n’oubliez pas qu’un débit de connexion élevé est nécessaire. Si le temps de latence est élevé, l’accès aux données sera lent, ce qui rendra votre travail pénible. Avant de faire héberger votre serveur sur le cloud, nous vous recommandons par conséquent de mesurer la vitesse de connexion en faisant un test ping.

Si vous avez une licence monoposte de timeSensor LEGAL et que vous souhaitez travailler en toute mobilité, plusieurs approches sont possibles. Avant de prendre une décision, examinez vos besoins et prenez le temps de voir quelle solution vous convient le mieux.

Tous les chemins mènent à Rome, mais certains sont plus rapides que d’autres! A vous d’identifier la solution qui vous permettra de tirer le meilleur parti de votre licence timeSensor LEGAL. Dans certains cas, l’utilisation d’un ordinateur portable est tout à fait appropriée; dans d’autres, il est plus judicieux d’opter pour une solution cloud.