FAQ

Foire aux questions

Toutes les réponses à vos questions!

L'archivage masque les mandats et par conséquent ils sont invisibles dans le dossier. Vous souhaitez tout de même accéder à un mandat archivé, voire même le réactiver? Cette entrée montre comment faire.A1_CHF(1)

Chemises mandat

La fenêtre de dialogue "Trouver chemise de mandat" vous permet d'inclure des mandats archivés dans la recherche. Cochez la case "incl. archivés", afin de les faire apparaître dans la liste. Ils seront affichés en rouge et comme pour tous les autres mandats aussi, vous pouvez les ouvrir avec un double-clic.

Une chemise de mandat archivée est facilement reconnaissable grâce à son titre rouge. Si vous ouvrez un dossier depuis une chemise de mandat archivée, les mandats archivés dans le dossier figurant dans cette liste de mandats seront aussi marqués en rouge.

De cette manière, vous pouvez ouvrir ainsi que réactiver facilement des chemises de mandats et mandats archivés.


Dossier

En maintenant appuyée la touche SHIFT (la touche des majuscules) en ouvrant un dossier et jusqu'à ce que vous vous trouviez sur la page "Mandats", les mandats archivés seront indiqués en rouge dans la liste des mandats. De cette manière, vous pouvez facilement double-cliquer sur un mandat archivé et ainsi le retransformer en mandat actif.A1_CHF(2)


Liste de Mandats

Dans le domaine Finances, si vous maintenez appuyée la touche SHIFT (la touche des majuscules) en ouvrant la liste "mandats", les mandats archivés seront inclus dans l'affichage de la liste de mandats. En cherchant selon le "statut", vous pouvez trier les résultats de sorte à uniquement afficher les mandats archivés. Pour cela, sélectionnez le champ de recherche "statut" et entrez-y un "2". Le champ "statut" contient un "0" pour des mandats actifs, un "1" pour des mandats inactifs et un "2" pour des mandats archivés. A1_CHF(3)


Différence entre Inactif et Archivé

Si vous définissez le statut d'un mandat sur « Inactif », il ne peut plus être modifié. Cependant, on peut le voir dans le dossier. Les fichiers inactifs peuvent être reconnus par leur couleur grise. Changer le statut en « Inactif » interrompt le mandat.

En revanche, si le mandat est réglé sur « Archivé », il disparaît de la vue d'ensemble du dossier et est donc considéré comme complet. Le texte de ce fichier apparaît en rouge.

Claudia Costa   4. septembre 2015  


Be the first person to like this faq.

En général

Il est naturel de vouloir enregistrer des emails dans le format natif de leur client de messagerie (ex: Apple Mail, Outlook, Thunderbird, etc.). Cela créé un fichier qui peut à nouveau être ouvert avec un double-clic depuis le client de messagerie. Malheureusement, il n'existe aucun standard commun pour les formats de ces fichiers. Divers programmes utilisent différents formats de fichier, et en voici quelques uns des plus importants:

  • .eml - Email message file
  • .msg - Saved email message
  • .rpmsg - Microsoft Restricted Permission Message File
  • .msf - Mozilla Thunderbird mail summary file
  • .emix - Apple Mail mailbox message file
  • .mbs - Opera mailbox file
  • .wdseml - Mozilla Thunderbird mail message file
  • .smd - Mail document or message file, usw.

Si vous archivez vos emails dans le format natif de votre client de messagerie, plusieurs questions se posent:

  • est-ce que je travaille dans un réseau mixte où les utilisateurs travaillent avec différents clients de messagerie, ou même avec différents systèmes d'exploitation, et par la suite ne peuvent pas ouvrir les emails les uns des autres à cause de l'archivage en format natif?
  • vais-je continuer à utiliser mon client de messagerie dans 5 ou 10 ans?
  • vais-je encore pouvoir ouvrir les emails que j'enregistre aujourd'hui, dans 5 ou 10 ans?

La sauvegarde en format natif du fichier selon votre client de messagerie actuel parait de prime abord être une solution simple et attractive, mais cela peut poser problème lors de la collaboration avec d'autres utilisateurs et aussi à long terme en vue de l'utilisation à longue durée de ces fichiers. De plus, le format natif de vos emails n'est pas reconnu par l'indexation Spotlight sur le serveur de la base de données. Cela signifie que ces emails se seront pas comprises dans les recherches par texte intégral. A2_CHF(1)

Règlage d'emails en format natif

Si vous décidez de règler vos emails en format natif, vous pouvez faire cela par glisser-déposer ou en enregistrant dans un dossier pour glisser-déposer.

La manière directe d'exécuter le glisser-déposer depuis votre client email dans l'application timeSensor LEGAL ne fonctionne pas avec toutes les variantes. Pour que le glisser-déposer direct fonctionne, l'application émettrice (donc votre client de messagerie) doit exporter les fichiers dans le bon format directement après avoir glissé le document et transmettre le chemin d'accès à l'application réceptrice (donc timeSensor LEGAL). La possibilité d'exécuter cette démarche dépend de votre client de messagerie, du système d'exploitation et en partie aussi de la version de votre client. Sous Mac OSX Yosemite à date de la rédaction de cette entrée, les clients de messagerie Apple Mail et Outlook:Mac fonctionnent pour cette démarche.

Si le glisser-déposer direct ne fonctionne pas, vous pouvez déposer les emails à règler sur le bureau et ensuite les intégrer dans l'archive de timeSensor LEGAL depuis le bureau. Ceci fonctionne avec la majorité des clients de messagerie. Si cela ne devait pas fonctionner avec le client de messagerie que vous utilisez, il reste la possibilité de placer l'email dans le dossier à glisser-déposer, au moyen d'une commande comme "Enregistrer...", "Enregistrer sous..." ou une commande semblable afin de placer le document dans ce dossier.

Le fichier paramètré  (ex: .eml oder .msg) contient aussi les pièces jointes à l'email. Pour timeSensor LEGAL, il s'agit d'un seul et unique fichier, c'est-à-dire que timeSensor LEGAL ne peut pas reconnaître les différentes pièces jointes ni les affichez séparément. Afin de voir les pièces jointes, vous devez donc ouvrir le fichier email avec un double-clic.

Dans la figure ci-contre, vous voyez un email au format .eml avec une pièce jointe Word. La pièce jointe Word se trouve à l'intérieur du fichier email et n'est donc pas visible pour timeSensor LEGAL.

Enregistrer au format PDF

Le format PDF présente des avantages évidents en vue d'une collaboration avec d'autres utilisateurs et de l'archivage à long terme. En outre, les documents PDF sont évidemment indexés lors de leur enregistrement et sont donc disponibles lors d'une recherche en texte intégral.

Par conséquent, il serait idéal de convertir ce type d'emails en format PDF et de les archiver ainsi, avec toutes leurs pièces jointes. Bien sûr, on pourrait convertir des emails par l'impression en format PDF et les archiver de cette manière. Or, vu la quantité d'emails traités quotidiennement, cela correspondrait à un investissement de temps considérable.

C'est ici que l'interface de courrier électronique de timeSensor LEGAL entre en jeu: envoyez un email à la boîte aux lettres POP3 mise en place pour timeSensor LEGAL et laissez l'interface email de timeSensor LEGAL s'occuper du reste. L'interface charge régulièrement tous les emails nouvellement arrivés, convertit les emails  en fichiers PDF et les affiche avec les pièces jointes dans la boîte de réception. Si l'email peut être associé à un mandat, l'email sera de suite automatiquement archivé et apparaît en haut dans la chemise de mandat concernée.

L'interface email sépare d'éventuelles pièces jointes automatiquement des emails. Pendant que l'email est convertie en PDF, les pièces jointes demeurent dans leur format natif et sont affichées comme d'habitude dans timeSensor LEGAL comme pièces jointes.

Cependant, l'archivage en fichier PDF présente aussi des inconvénients: d'un point de vue forensique, les documents PDF archivés sont moins parlant que les fichiers emails natifs. Les documents PDF n'affichent pas toutes les données primaires contenues dans un email. L'en-tête de l'email contient des informations invisibles sur l'émetteur et le destinataire ainsi que des détails techniques de l'envoi. Ces informations ne sont pas visibles dans le PDF. Il est donc conseillé de laisser l'email d'origine sur le serveur email et de ne pas l'effacer après archivage. Ceci devrait de toute manière faire partie des standards de nos jours.

Le fait de convertir un email en document PDF et l'extraction de toutes les pièces jointes est un processus très complexe qui ne garantit pas une réussite à 100%. Il peut arriver que des nouveaux emails soient mal ou doublement codés et que par conséquent des caractères spéciaux soient mal indiqués (ceci reste un problème de nature plutôt esthétique mais est tout de même embêtant). Les emails arrivant peuvent être corrompus ou même contenir un code endommagé, ce qui pourrait entraîner une suspension de l'interface email et nécessiterait un redémarrage. Certains emails arrivant peuvent aussi tout simplement être trop grands pour les gérer avec succès. Dans ce cas, ils seront rejetés de la boîte de réception et un ticket avec un avis sera généré. En bref: l'interface email est pratique et fortement efficace, mais il y aura toujours des emails qui ne pourront pas être gérés ou pas parfaitement.

Bilan

Réfléchissez soigneusement au choix d'enregistrer des emails au format natif ou de les transformer en fichier PDF à travers de l'interface email. Outre les aspects mentionnés comme la collaboration et la disponibilité à long terme des documents, les aspects de practicité jouent aussi un rôle important. Les différents programmes d'emails diffèrent dans le confort quand il s'agit de fonctions comme le transfert ou l'enregistrement en format natif. Alors qu'Apple Mail par exemple est capable de transférer des emails de manière élégante et confortable, cette fonction n'est simplement pas présente chez Outlook:mac 2011 de Microsoft. C'est en tenant compte ces trois aspects, (collaboration, archivation à long terme et usabilité) que vous devriez prendre votre décision.

Claudia Costa   27. août 2015  


Be the first person to like this faq.

Si vous utilisez l'interface email de timeSensor LEGAL, vous pouvez entrer des emails directement dans le système en les envoyant à la boîte aux lettres d'archives. Les emails contenant un numéro de mandat sont reconnus par l'interface et automatiquement assignés au mandat correspondant. Si l'interface ne peut pas automatiquement assigner un email, cet email sera affiché en rouge dans la boîte de réception. Cette entrée dans la FAQ montre comment vous pouvez effectuer cela manuellement en quelques étapes faciles:

  • Ouvrez l'email à assigner, marqué en rouge. Cliquez sur le petit bouton plus en bas à droite.
  • La fenêtre de sélection s'ouvre. Choisissez d'abord le mandant et ensuite éventuellement d'autres adresses que vous souhaitez assigner à l'email. Pour cela, il suffit de sélectionner l'adresse dans la fenêtre de sélection et puis de cliquer sur le bouton "Appliquer". Sinon, vous pouvez aussi glisser l'adresse souhaitée par moyen de glisser-déposer vers la zone d'adresse de la fenêtre de l'email.
  • Si vous avez déjà affecté plusieurs adresses à un email, mais qu'aucune ne contient de mandat, vous devez glisser l'adresse contenant un mandat en première position afin qu'elle s'affiche en gras.
  • Après avoir associé le mandant, vous pouvez dès lors dans la fenêtre apparaissante sélectionner le mandat; vous pouvez aussi choisir le registre d'archives souhaité ainsi que des mots-clés pour l'archivage.
  • Cliquez désormais sur "OK", afin de finaliser l'assignement et archiver les documents dans le mandat sélectionné.

Astuce: Si vous devez assigner plusieurs emails à la suite, vous pouvez utiliser les petites touches rondes et fléchées pour naviguer d'un email à l'autre sans devoir fermer la fenêtre.

A3_CHF(1) A3_CHF(2)

Claudia Costa   28. août 2015  


Be the first person to like this faq.

Si un mandat contient plusieurs mandats, il peut arriver de vouloir facturer les différentes prestations fournies dans le cadre des divers mandats dans une même facture groupée. Pour faire cela, vous devez établir un dossier d'honoraire (dossier de règlement). Il s'agit d'un mandat sur lequel aucune prestation ne sera saisie et qui servira uniquement au règlement d'autres mandats.

Préparation

Dans un premier temps, vous créez un mandat et le nommez "DOSSIER DE RÈGLEMENT" ou un autre titre similaire. Sélectionnez les standards de facturation dans les paramètres du mandat et mettez le mandat sur "invisible" dans la timesheet. Ensuite, placez les mandats pour la facture groupée sous le dossier de règlement et repoussez-le d'un alinéa avec les touches "CMD" + "Flèche à droite". Grâce à l'alinéa, ces mandats sont désormais placés hiérarchiquement sous le dossier de règlement.

A4_CHF(2) A4_CHF(1)

Règlement

Maintenant les collaborateurs saisissent comme d'habitude leurs prestations dans les mandats correspondant. Au moment du règlement, les prestations vont être transférées au dossier de règlement avec la commande "Transfer de mandats subordonnés". Il est recommandé d'insérer les noms des mandats subordonnés en tant que titres. Désormais, vous pouvez créer une facture groupée à travers le dossier de règlement. Le rapport de prestations peut être émis de manière structurée selon les mandats subordonnés.

A4_CHF(3) A4_CHF(4) A4_CHF(5) A4_CHF(6)

Attention: Si vous utilisez les titres, vous ne devriez pas essayer de trier à nouveau les prestations dans le dossier de règlement. Sinon, les prestations des différents mandats subordonnés vont être mélangées et vous ne pourrez plus établir de classement par mandats subordonnés.

Claudia Costa   29. août 2015  


1 people found this faq useful.

Vous pouvez importer des adresses dans timeSensor® LEGAL à partir d’un document Excel en suivant les cinq étapes suivantes.

  1. Préparez les adresses avec Excel et enregistrez-les comme texte délimité par des tabulations (.txt).
  2. Dans timeSensor® LEGAL, cliquez sur "Adresses" dans  la barre de domaine, puis sélectionnez "Outils", "Importer", "Importer les enregistrements...".
  3. Dans la fenêtre de dialogue et sous "Importer Tableau", cliquez sur "Importer..." afin de sélectionner le document Excel.
  4. Ajustez les titres dans le tableau puis cliquez sur le bouton "Importer". Chaque colonne du tableau Excel doit être associée à un champ cible.
  5. Contrôlez le tableau puis cliquez sur le bouton "Suivant". Choisissez ensuite le type d'adresse, faites les derniers ajustements si nécessaires et puis cliquez sur le bouton "Créer".

C'est fait! Toutes les adresses ont été importées dans timeSensor® LEGAL.

Modèle Excel pour simplifier l'importation des données

Pour faciliter votre travail, nous mettons à votre disposition un modèle Excel intitulé "FAQ Default": FAQ Default

Entrez vos données dans les colonnes correspondantes du modèle Excel, puis utilisez le filtre d'importation "FAQ Default" pour les importer directement dans timeSensor LEGAL. Les entrées qui figurent dans le modèle sont des exemples et peuvent être supprimées. Il n'est pas nécessaire que toutes les colonnes soient remplies. Lorsque des informations manquent, timeSensor LEGAL va autant que possible essayer de les compléter.

Claudia Costa   29. août 2015  


Be the first person to like this faq.

timeSensor® LEGAL supporte l'importation et l'exportation d'adresses dans les formats vCard 2.1 et 3.0. A6_CHF(1)

Importation de vCards

Un fichier vCard peut contenir une seule ou un certain nombre d'adresses. Vous pouvez importer la vCard par moyen de glisser-déposer depuis le bureau (ou un dossier), soit avec la commande "Importer vCard..." dans le menu "Outils". Vous ne pouvez pas glisser l'adresse directement depuis le carnet d'adresses Apple.

Importation d'une adresse individuelle

Afin d'importer une vCard avec une seule adresse. vous pouvez glisser le fichier vCard et le déposer directement sur une nouvelle fenêtre de dossier ouverte. Le mieux est de lâcher la vCard sur le "champ d'étiquettes" dans la fenêtre de dossier. Vous pouvez alternativement glisser la vCard individuelle sur une fenêtre contenant une liste d'adresses. Une fenêtre de dialogue s'ouvrira alors pour l'importation et puis la vCard sera ensuite aussi importée.


Importation de plusieurs adresses

Pour importer une vCard avec plusieurs adresses, vous pouvez glisser et déposer le fichier vCard directement sur une fenêtre d'adresse ouverte. Une fenêtre de dialogue s'ouvrira alors pour l'importation et vous pourrez spécifier des données pour l'importation et directement afficher les adresses nouvellement importées. Finalement les adresses importées apparaissent dans la fenêtre d'adresses.

A6_CHF(2) A6_CHF(3) A6_CHF(4)


Exportation de plusieurs adresses

Avec la commande "Exporter vCard..." dans le menu "Outils", vous pouvez exporter plusieurs adresses. timeSensor® LEGAL créé un ficher au format vCard 3.0 que vous pouvez modifier encore avec d'autres programmes.

Rajouter une ou plusieurs adresses au carnet d'adresses

Au bas de la fenêtre d'adresse se trouve le bouton "Carnet d'adresses". En cliquant, cela va exporter en une seule étape la - ou les - adresse(s) sélectionnée(s) en vCard et les transmettre au carnet d'adresses. Dans la vCard, un code invisible (UUID) sera alloué pour que le carnet d'adresses Apple puisse reconnaître si l'adresse est déjà inclue. Si c'est le cas, l'adresse préalablement importée sera actualisée.

Attention: si vous voulez remplir votre carnet d'adresse Apple depuis timeSensor® LEGAL, assurez-vous que timeSensor® LEGAL dispose des droits d'accès correspondants. Pour cela, cocher la case correspondante dans les paramètres du système, sous "Sécurité" dans "Carnet d'adresses".


Automatisation et ajustement d'iPhones

En créant une tâche locale en arrière-plan, timeSensor® LEGAL peut être chargé de la mise à jour automatique du carnet d'adresses local. Dès qu'une adresse est ajoutée ou modifiée dans timeSensor® LEGAL, la tâche de fond actualise tout le carnet d'adresse local de manière entièrement automatique; le carnet peut à son tour actualiser un iPhone existant à travers d'iCloud. Grâce à ce mécanisme, les adresses insérées dans timeSensor® LEGAL sont automatiquement disponibles dans l'iPhone. Le réglage se fait en trois étapes:

  • Assurez-vous que toutes les adresses de votre carnet d'adresses local Apple aient été transférées dans timeSensor® LEGAL (utilisez pour ceci la fonction d'importation de timeSensor® LEGAL).
  • Effacez complètement votre carnet d'adresses Apple
  • Configurez une tâche de fond qui remplit votre carnet d'adresses Apple automatiquement. Après quelque temps, les adresses réapparaissent dans votre carnet d'adresses local et éventuellement aussi sur l'iPhone synchronisé avec.

A6_CHF(5)   La tâche de fond peut être configurée dans les "Préférences" dans le menu "Admin" sous "Tâches" (sous condition d'avoir les droits d'accès requis). Il est peut-être judicieux d'ôter certains types d'adresse de l'export automatique. Si votre étude d'avocats se trouve en Allemagne, peut-être que vous ne voudrez pas exporter toutes les information relatives aux emplacement et tribunaux sur votre iPhone.

Claudia Costa   30. août 2015  


Be the first person to like this faq.

Pour pouvoir dicter dans un modèle 4D Write avec un logiciel de dictée, vous devez ouvrir une fenêtre spéciale.

Utilisez laA7_CHF(1) commande SHIFT + CMD + "D" afin d'ouvrir une fenêtre vide au-dessus de votre fenêtre 4D Write.

Dictez votre texte dans cette fenêtre et copiez ensuite le texte dicté avec le bouton "Copier" dans votre modèle 4D Write. La fenêtre de dictée a été testée avec Dragon Dictate et avec le fonctionnalité Dictée vocale d'OS X.

Vous trouverez plus d'information au sujet de Dragon Dictate ici.

Vous trouverez plus d'information sur la fonctionnalité Dictée vocale d'OS X ici.

Claudia Costa   31. août 2015  


1 people found this faq useful.

De temps à autre, on aimerait pouvoir imprimer les prestations courues sur un dossier en vue de l'émission d'une proposition de facturation. Cela peut se faire rapidement en passant par le bouton d'impression dans la liste des mandats (domaine "Finances"). Or, que faire lorsque vous ne voulez pas que toutes les prestations du dossier figurent dans la proposition de facturation? Vous y parvenez en cachant des prestations temporairement:

  • Ouvrez le mandat concerné, de sorte à voir les prestations listées. Marquez ensuite les prestations que vous ne souhaitez PAS voir sur la proposition de facturation. Cliquez en bas à droite sur le menu d'action (la petite roue dentée) et sélectionnez "Masquer les prestations sélectionnées").
  • Allez à la sélection de mandats (Finances --> Mandats) et sélectionnez le mandat correspondant dans la liste. Cliquez en bas à droite sur l'icône de l'imprimante et choisissez "Proposition de facturation" ou "Liste des frais". Les prestations masquées ne figurent plus sur le document.
  • Si vous souhaitez à nouveau faire apparaître les prestations masquées, cliquez simplement sur "Afficher" dans le timesheet des mandats.

Claudia Costa   31. août 2015  


Be the first person to like this faq.

Généralités

Au moment du passage à une nouvelle année, il arrive qu'un pays révise son taux de TVA. Un logiciel de gestion de cabinet d'avocats doit donc être paramétré de manière à facturer correctement les prestations avant et après la révision en question. La règle la plus importante est la suivante : seule la date de la fourniture de la prestation doit être prise en compte dans le choix du taux de la TVA. La date de facturation et celle de l'encaissement n'ont donc ici aucune importance.

La procédure la plus simple consiste par conséquent à facturer l'ensemble des prestations en fin d'année, puis de modifier le cas échéant le taux de la TVA et de l'appliquer aux prestations de l'année suivante. Procédez de cette manière si vous effectuez le décompte de la TVA selon la procédure simplifiée (imposition forfaitaire).

Si vous effectuez le décompte de la TVA selon la procédure normale (sans imposition forfaitaire), timeSensor vous rend la tâche encore plus simple. Le logiciel est en effet capable d'établir des factures avec plusieurs taux d'imposition. Ainsi, vous n'avez pas à facturer toutes vos prestations en fin d'année et pouvez continuer à établir des factures correspondant à des prestations de la période précédente comme de la nouvelle tout au long de la période de transition. Par défaut, le changement du taux de TVA est automatiquement appliqué au début de la nouvelle période d'imposition (si vous utilisez la dernière version du logiciel).
Cet article explique en détail les points sur lesquels il convient d'être attentif lors de la révision des taux de TVA.

Exemple de transition

Nous allons maintenant détailler le fonctionnement de timeSensor LEGAL en prenant l'exemple de la baisse des taux de la TVA en Suisse à compter du 1er janvier 2018 :

1. Préparation
  •  Assurez-vous que votre logiciel timeSensor LEGAL est bien à jour. Si ce n'est pas le cas, effectuez la mise à jour nécessaire.
  •  Sauvegardez vos données.
2. Transition

Vous pouvez paramétrer la transition automatique avant sa mise en place effective, ou tout simplement attendre que timeSensor LEGAL s'en charge de façon autonome. Le logiciel activera la transition le premier jour de la nouvelle période.

a) Activation de la transition avant sa date d'effet

Si vous initiez la transition avant sa date d'effet, vous aurez la possibilité de créer des factures d'acompte pour la nouvelle période avec le nouveau taux d'imposition. D'un autre côté, la saisie des prestations de la période en cours sera plus fastidieuse dans la mesure où les codes ne seront plus les mêmes. En effet, la saisie de prestations avec l'ancien taux d'imposition implique d'utiliser un nouveau code, ce qui risque d'embrouiller vos utilisateurs. Nous vous conseillons donc d'éviter d'initier la transition avec sa date d'effet.

Si vous êtes certain(e) de vouloir l'activer à l'avance, allez dans l'espace « Spécial » et sélectionnez la commande « Taux de TVA ». Lorsque la fenêtre s'affiche, allez dans le menu « Outils » et sélectionnez la fonction « Changer taux ». Après une demande de confirmation et une sauvegarde des données (pour les versions multipostes), la base de données sera mise à jour.

b) Activation de la transition à sa date d'effet

Dans ce cas, vous n'avez rien à faire. timeSensor LEGAL activera automatiquement la transition le premier jour de la nouvelle période. Nous vous recommandons d'opter pour cette solution.

3. Contrôle

Une fois la transition effectuée, vérifiez le jour où s'appliquent les nouveaux taux que timeSensor LEGAL s'est actualisé correctement. Les changements en question sont abordés plus précisément ci-après (« Quelles sont, dans le détail, les modifications apportées par la transition ? »)

4. Application

Pour vos utilisateurs, le changement le plus important concerne l'utilisation des codes lors de la saisie des prestations. Important : c'est le code – et non la date – qui détermine quelle TVA est calculée (l'ancienne ou la nouvelle). C'est pourquoi les utilisateurs doivent utiliser un code différent selon que les prestations ont été fournies au cours de l'ancienne ou de la nouvelle période.
En ce qui concerne les prestations de la nouvelle période, rien ne change : les codes prestations habituels peuvent être utilisés (« h » pour une prestation faisant l'objet d'honoraires, par ex.).

Les prestations fournies au cours de la période précédente doivent quant à elles être saisies à l'aide d'un autre code : le système relie par un tiret bas le code habituel et la dernière année de validité. « h » devient donc « h_17_ ». Vous remarquerez que les prestations saisies au cours de l'année précédente sont désormais affichées avec ce code. En d'autres termes, timeSensor LEGAL modifie les anciens codes et associe le code habituel aux nouvelles prestations. L'avantage est que les utilisateurs n'ont pas à se familiariser avec de nouveaux codes. Notez toutefois que dans le cas où des prestations fournies au cours de l'année précédente doivent être saisies lors de l'année suivante, le code modifié (« h_17_ ») doit être impérativement utilisé pour que l'ancienne TVA soit correctement calculée.

Les illustrations suivantes montrent un dossier avec des prestations de la période précédente et la nouvelle période. Comme vous pouvez le voir, le code associé à la période précédente a été modifié, tandis que le code habituel est utilisé pour les prestations de la nouvelle période. En cas de facturation, ces prestations seront divisées en deux groupes dans la facture et la TVA sera calculée différemment pour chacun d'entre eux. Lors du règlement d'une facture dans laquelle figurent plusieurs taux d'imposition, une comptabilisation spécifique est créée pour chaque taux de TVA. Ces paiements apparaissent également en tant qu'écritures collectives dans le livre de caisse.
Ces quatre étapes contiennent les informations les plus importantes concernant la transition. Vous trouverez ci-dessous le détail des modifications apportées par la transition. Il est possible que le plan comptable et le code TVA soient également affectés. Nous vous recommandons d'en discuter avec votre comptable.


Quelles sont, dans le détail, les modifications apportées par la transition ?

Lors de la transition, les données suivantes sont modifiées :

A. Taux de la TVA
  • Les taux de TVA de l'année précédente sont masqués (ils restent toutefois présents dans la base de données).
  • Les nouveaux taux de TVA de la nouvelle année sont créés.
  • Remarque : les codes habituels sont utilisés pour les nouveaux taux de TVA. Il est possible que votre logiciel de comptabilité s'attende à ce que les nouveaux taux soient associés à de nouveaux codes. Si vous traitez vos données comptables à l'aide d'un logiciel de comptabilité, vérifiez le cas échéant s'il est nécessaire de modifier les codes ou non.
  • Remarque : les taux de TVA sont associés aux comptes correspondants dans votre comptabilité. Si vous utilisez les mêmes comptes au cours de la nouvelle année, vous n'avez rien à faire. En revanche, si vous souhaitez utiliser de nouveaux comptes pour les nouveaux taux dans le plan comptable, vous devez ajouter les nouveaux comptes à celui-ci et associer les nouveaux taux de TVA aux nouveaux comptes.
B. Groupes des prestations
  • Les anciennes groupes des prestations relevant de la TVA sont renommées et masquées (elles restent toutefois présentes dans la base de données). Après la transition, le nom de ces catégories est accompagné de l'ancien taux de TVA. « HONORAIRES » devient ainsi « HONORAIRES 8 % ».
  • De nouvelles groupes des prestations sont créées. Le nom de ces nouvelles groupes est identique à celui des anciennes catégories. Par conséquent, aucun changement n'est visible au premier coup d'œil. Les nouvelles groupes sont associées aux nouveaux taux de TVA.
C. Prestations
  • Les prestations fournies jusqu'à ce jour sont conservées et (ultérieurement) masquées, car elles peuvent être utilisées parallèlement aux nouvelles prestations au cours d'une période de transition. Une fois toutes les prestations de l'année précédente saisies, toutes les prestations passées peuvent être supprimées. Elles sont alors masquées (mais restent présentes dans la base de données).
  • Le code des prestations fournies jusqu'à ce jour est modifié : l'année précédente lui est désormais partout accolée. Remarque : ce code apparaît uniquement lors de la saisie, il ne figure pas sur la facture.
  • Les prestations réalisées jusqu'à ce jour restent associées aux anciennes catégories de prestations.
  • De nouvelles prestations sont créées. Le nom et le code des nouvelles prestations correspondent à ceux des prestations réalisées jusqu'à ce jour. En revanche, les nouvelles prestations sont désormais associées aux nouvelles catégories de prestations. L'illustration suivante montre à quoi pourra ressembler le tableau de vos prestations après la transition :

Support   31. août 2015  


Be the first person to like this faq.

La manière la plus simple de changer votre mot de passe est d'entrer votre mot de passé existant dans la fenêtre d'ouverture de session et ensuite de cliquer sur "Login" tout en maintenant la touche ALT appuyée. A10_CHF(1)Alternativement, vous pouvez changer votre mot de passe sous "Utilisateur" puis "Paramètres". Vous y trouverez d'autres paramètres concernant votre compte d'utilisateur chez timeSensor LEGAL.

Claudia Costa   31. août 2015  


Be the first person to like this faq.

Il n’est pas toujours nécessaire d’utiliser une signature numérique qualifiée. Une simple signature numérique est généralement suffisante pour les documents dont la valeur juridique est moindre – une lettre d'accompagnement ou un fax, par exemple.

Vous pouvez insérer votre signature dans timeSensor® LEGAL en toute simplicité: commencez par la scanner et l'enregistrer sur votre bureau, puis ouvrez n'importe quel projet 4D. Dans notre exemple nous utilisons une note de téléphone.

A11_CHF(1)

Cliquez sur la roue dentée en bas à gauche et sélectionnez «Changer blocs de texte».A11_CHF(2)Cliquez sur le petit signe «plus» afin d'ajouter un nouveau bloc de texte. Le mieux est de nommer ce bloc de texte «Signatures». Si vous voulez ajouter plus d'une signature, nous vous conseillons de créer d'autres blocs. Renommez les blocs suivants avec le nom du soussigné et insérez la signature scannée à l'aide d'un copier/coller. Il est important d'ouvrir le fichier scanné, de sélectionner la signature (en la marquant d'un champ bleu) et puis de copier cette sélection.A11_CHF(3) Vous pouvez naturellement utiliser des blocs de textes pour autre chose que des signatures, comme pour n'importe quel type de texte récurrent que vous utilisez dans votre étude.

Claudia Costa   2. septembre 2015  


Be the first person to like this faq.

Le champ de recherche vous aide à rapidement trouver des enregistrements. Pour cela, dans le menu du champ de recherche, sélectionnez d'abord le champ de base de données dans lequel vous souhaitez effectuer la recherche. Dès que vous insérez quelque chose dans le champ de recherche, les données affichées vont être filtrées selon votre entrée. De cette manière. vous pouvez rapidement réduire les enregistrements à ceux qui correspondent à votre sélection. Il existe dans le champ de recherche quelques caractères spéciaux avec lesquels vous pouvez influencez la recherche (la recherche phonétique n'est uniquement disponible pour les adresses). A12_CHF(1)

Claudia Costa   2. septembre 2015  


Be the first person to like this faq.

Créer un timesheet externe

Ouvrez votre timesheet.

Avec la commande "Créer une feuille externe de timesheet erzeugen" dans le menu "Outils", un document excel sera émis sur votre bureau afin de comptabiliser les prestations à l'externe. Ceci à condition d'avoir le logiciel Microsoft Excel® installé sur votre ordinateur. Le document excel créé A13_CHF(1)consiste en deux feuilles de travail: feuille 1 sert à la saisie de vos prestations. Feuille 2 contient les prestations, mandats et prix issus de timeSensor. Cette feuille sert uniquement de référence interne et ne peut donc pas être modifiée. Si vous maintenez la touche Option/Alt appuyée lors de la création du timesheet externe, tous les mandats  seront repris dans la timesheet externe. Sinon, uniquement les derniers mandats ouverts seront repris dans le timesheet externe.


Importer un timesheet externe

Les prestations saisies peuvent être copiées directement dans le timesheet par copier/coller. Sinon, le timesheet peut aussi être intégré avec la commande "Importer une feuille de timesheet externe".A13_CHF(2)

Claudia Costa   5. septembre 2015  


Be the first person to like this faq.

Les systèmes de saisie de temps, comme timeSensor LEGAL, enregistrent les temps comme valeur numérique au format décimal. La conversion de temps depuis la notation HH:MM vers la notation en décimaux et vice-versa entraîne en règle générale des problèmes d'arrondi. timeSensor LEGAL vous propose différentes variantes pour affronter cette problématique. Cette entrée dans la FAQ vous aide à choisir une variante. La variante choisie peut être adaptée selon l'entité.

Variante I: Saisie de temps exacte

Dans cette variante, timeSensor LEGAL calcule principalement à cinq chiffres après la virgule près. 10 minutes donne 0,16667 heures Un calcul à cinq chiffres après la virgule est nécessaire pour qu'après plusieurs prestations saisies l'erreur d'arrondi cumulée demeure négligeable. Si le calcul s'arrêtait à par exemple deux chiffres après la virgule, une erreur d'arrondi significative apparaîtrait lors de l'addition de plusieurs saisies de temps arrondies; et cette erreur se ressentirait lors d'une conversion en notation HH:MM. Toutefois, les saisies de temps en notation décimale sont affichées qu'avec deux chiffres après la virgule. Vous voyez dans le timesheet qu'en cas d'une entrée de "h10", la partie décimale est de 0,16 - mais en réalité le champ contient 0,1667. Sur l'impression de la facture, les nombres sont indiqués avec uniquement deux chiffres après la virgule. Or à l'interne on calcule toujours avec cinq chiffres après la virgule. Dans le timesheet vous pouvez voir cela en cliquant sur le champ "Qté.". La valeur réelle apparaît:A14_CHF(1)L'avantage de cette variante: les saisies de temps sont calculées et converties avec le plus d'exactitude possible. L'inconvénient de cette méthode est la discipline requise lors de la saisie des informations. En choisissant cette variante, les minutes de temps devraient être converties par timeSensor LEGAL. Employez donc dans le timesheet "Abbréviation+nombre de minutes" (ex: h10, h70, etc.). L'expérience montre que pour les études de grande taille, une discipline de la sorte n'est pas garantie. Il y aura des utilisateurs qui indiqueront des valeurs propres dans le champs quantité (0,16 ou 0,17) et ceci peut entraîner à nouveau des petites erreurs d'arrondi lors d'additions sur de longues période de temps.

Variante II: Saisie de temps avec tableau de temps

En utilisant des tableaux de temps, chaque quantité de minutes est transformée en une valeur définie à deux chiffres. Il y a différents tableaux disponibles. Dans timeSensor LEGAL, le tableau de minutes industrielles est implementé ainsi que le tableau UDR.

Tableau de minutes industrielles

A14_CHF(2)

Tableau UDR
A14_CHF(3)L'avantage de cette variante: simple d'utilisation Inconvénient de cette variante: des inconsistances d'arrondi peuvent toujours encore arriver sur de longues périodes, même si celles-ci se compensent souvent les unes les autres dans la somme.

Variante III: Arrondi à 6 minutes près

Avec cette variante le temps est arrondi à 6 minutes près, ce qui équivaut à des étapes de 0,1 heure en décimaux. De cette manière, des erreurs d'arrondi cumulatives sont entièrement exclues.

Claudia Costa   6. septembre 2015  


Be the first person to like this faq.

Durant le cycle de vie d'un mandat, vous pouvez émettre des factures partielles à souhait, adressées aux mandants ou à des tiers. Les factures partielles sont ôtées de la facture finale, comme les factures d'acompte. L'utilisation de factures partielles est conseillée lorsque

  • vous ne savez pas encore précisément à quoi la facture finale ressemblera
  • vous souhaitez décider plus tard si vous émettrez la facture finale par tarif horaire ou RVG
  • des tiers prennent en charge une partie des coûts
  • vous souhaitez présenter une facture intégrale à la fin du mandat

Vous pouvez soit règler des factures partielles en facturant une somme forfaitaire, soit vous facturez des prestations déjà saisies dans le dossier à travers la fonction "Facture partielle de sélection". Dans le deux cas, une facture partielle sera émise et apparaît comme icône verte dans la liste des factures. Cette entrée dans notre FAQ décrit l'utilisation de factures partielles avec des montants forfaitaires.

Exemple: Facture forfaitaire mensuelle

  • Au commencement d'une période de facturation, par exemple mensuelle, créez une facture partielle contenant le montant forfaitaire convenu avec le mandant. Vous pouvez librement choisir le texte de la prestation.
  • Facturez comme d'habitude les prestations rentrant dans le dossier de la nouvelle période de facturation, en passant par l'option "Facture". En faisant cela, la facture partielle établie auparavant s'ajoutera automatiquement. Un éventuel solde restant à faveur du client demeure dans le système et sera utilisé lors de la prochaine facture.
  • Emettez la prochaine facture partielle pour la prochaine période de facturation. Ce procédé peut se poursuivre aussi longtemps que souhaité.
  • Si vous avez convenu avec le mandant qu'un solde restant d'une facture forfaitaire expirera en fin de période de facturation, vous devez ôter ce solde de timeSensor® LEGAL pour qu'il ne soit pas ajouté à la prochaine période. Pour qu'un tel solde à votre faveur soit comptabilisé correctement comme compensé sur les prestations facturées durant la période, et pour qu'ainsi vos statistiques soient correctes, la meilleure solution est d'adapter votre tarif horaire à une valeur cible, avant même de générer la facturation de la période:
    • Cliquez sur le menu d'action en bas à droite dans le dossier, sans avoir sélectionné de prestation. Choisissez l'option "Recalcul du prix" (avant de générer la facturation de la période).
    • Dans la fenêtre suivante, vous déterminez que vous souhaitez corriger les tarifs horaires des prestations encourues et indiquez à cet endroit le montant total du forfait disponible de votre mandant.
    • Emettez la facture pour la période de facturation en cours. La créance de cette facture est désormais de 0.- et le solde à faveur du client a aussi disparu.

Claudia Costa   6. septembre 2015  


Be the first person to like this faq.

Durant le cycle de vie d'un mandat, vous pouvez émettre des factures partielles à souhait, adressées aux mandants ou à des tiers. Les factures partielles sont ôtées de la facture finale, comme les factures d'acompte.

L'utilisation de factures partielles est conseillée lorsque:

  • vous ne savez pas encore précisément à quoi la facture finale ressemblera
  • vous souhaitez décider plus tard si vous émettrez la facture finale par tarif horaire ou RVG
  • des tiers prennent en charge une partie des coûts
  • vous souhaitez présenter une facture intégrale à la fin du mandat

Vous pouvez soit facturer des factures partielles en facturant un montant forfaitaire, soit vous pouvez déjà facturer des prestations déjà saisies dans le dossier en passant par la fonction "Facture partielle de la sélection". Dans les deux cas, une facture partielle va être émise et apparaît comme icône verte dans la liste de factures. Cette entrée dans la FAQ décrit l'utilisation de factures partielles émises de prestations sélectionnées.

Exemple: facturation mensuelle des prestations effectuées

  • Facturez des services  effectués le mois précédent, en les sélectionnant dans le dossier et puis en choisissant dans le menu d'action l'option "facture partielle de la sélection»
  • Une facture partielle sera maintenant créée. Les prestations partiellement facturés demeurent au même endroit et sont marquées avec une coche verte
  • Le mois prochain, vous sélectionnez à nouveau les prestations non-facturés du mois précédent et procédez de la même manière
  • En fin de période, vous créez la facture finale en choisissant dans le menu d'action l'option "Facture". Désormais, toutes les prestations (incl.  celles déjà facturées en facture partielle, marquées d'une coche verte) vont être facturées. Les prestations déjà facturées vont à la fin être ôtées de la facture finale.
  • Remarque pour les études en Allemagne: Si, pour la création de la facture finale, vous deviez décider de quand même procéder à la facturation finale par moyen de RVG, vous supprimez les prestations du dossier (bouton "moins" gris) puis créez la facture RVG dans la fenêtre RVG.

Claudia Costa   10. septembre 2015  


Be the first person to like this faq.

Dans votre espace de travail personnel, le dialogue de recherche "Trouver chemise mandat..." vous permet de trouver rapidement une chemise de mandat souhaitée sur la base d'information existante:

A17_CHF(1)

Option 1: Chercher

Numéro de dossier Si le numéro de dossier précède le nom du mandat, sélectionnez "Nom" dans le menu déroulant du champ de recherche et entrez le numéro de dossier souhaité. Tous les dossiers commençant par le numéro indiqué seront affichés. Si vous commencez la numérotation de vos dossiers chaque année par 1, il se peut que des dossiers de plusieurs années soient affichés. Astuce: triez la liste chronologiquement. Affichez pour cela le champ "Crée le" (Clic droit sur l'en-tête de la liste) et faites le tri en vous basant sur cette colonne. Les dossiers les plus récents seront affichés en-haut de la liste.


A17_CHF(2)

Option 2: Cherchez par mandant Mettez le menu déroulant sur "Nom" et entrez les premières lettres du mandat souhaité. La liste va être filtrée et afficher les mandats des mandants dont le nom correspond aux lettres indiquées.


A17_CHF(3)

Option 3: Chercher la partie adverse ou d'autres adresses liées

Mettez le menu déroulant sur "Nom" et entrez d'abord le type de relation, suivi d'un point double et du nom souhaité.

Astuce: Vous n'avez pas besoin d'insérer le type de relation en entier, souvent les premières lettres suffisent, comme par exemple "part:", et il en va de même pour le nom.

Dans le troisième exemple, nous cherchons un tribunal en relation.


Comment trouver des mandats en relations avec une certaine adresse?

Si vous vous trouvez dans le domaine "adresses" et souhaitez savoir d'une adresse avec quels mandats elle est connectée, alors choisissez dans les "Outils" la commande "Chercher..." puis "Mandats reliés". Une liste avec tous les mandats connectés à cette adresse apparaît:

A17_CHF(5)

Claudia Costa   6. septembre 2015  


Be the first person to like this faq.

Dans la zone "Spécial", cliquez sur le bouton "Statistiques" pour ouvrir la fenêtre des rapports. Ceci vous permet de faire une évaluation des données marquées sur les timesheets. La base des rapports est donc toujours la saisie des prestations.

Mode d'évaluation

Dans le coin en haut à gauche, vous pouvez choisir si vous voulez évaluer les recettes, quantités ou chiffres clés. Selon le mode choisi, les statistiques afficheront soit des euros, des heures ou des ratios.

Structure

Au bord gauche vous pouvez choisir les critères structurant votre rapport. Ainsi, des montants peuvent être calculés par collaborateur, responsable de mandat ou par mandant.

Filtre

Dans l'en-tête de la fenêtre, divers filtres sont à disposition avec lesquels vous pouvez filtrer les données. Les filtres sont cumulatifs. Ainsi, vous pouvez par exemple faire afficher toutes les prestations non-facturables d'un certain collaborateur.

Granularité

Les statistiques standards affichent les chiffres sur une base annuelle. Si vous souhaitez une vue détaillée, vous pouvez accéder à une vue mensuelle en double-cliquant sur la colonne indiquant les années. En double-cliquant sur une colonne de mois, vous pouvez même voir les granularités journalières. Cliquez à nouveau sur une colonne journalière pour retrouver l'aperçu annuel.

Imprimer ou copier vers Excel

Vous pouvez soit imprimer les rapports au moyen du bouton de l'imprimante, soit copier tout le rapport au moyen d'un clic droit et ensuite le coller dans Excel.

 A18_CHF(1) A18_CHF(2) A18_CHF(3)

Claudia Costa   7. septembre 2015  


1 people found this faq useful.

Afin d'exporter votre comptabilité depuis timeSensor® LEGAL, cliquez "Comptabilité" dans la zone "Spécial". Dans le petit menu vous pourrez ensuite sélectionner "Exporter".
A19_CHF(1)
Dans la fenêtre "Exporter transactions", choisissez les modalités de l'export:
A19_CHF(2)
  • Période de: indiquez depuis quelle date départ Les transactions doivent être exportées. Pour cela, il suffit de cliquer sur le menu déroulant puis de choisir le mois et l'année à partir de quand les données doivent être exportées.
  • Période à: vous pouvez y indiquer la date fin des données à exporter. Pour cela, il suffit de cliquer sur le menu déroulant puis de choisir le mois et l'année jusqu'à quand les données doivent être exportées.
  • Format: Vous pouvez choisir avec quel logiciel les transactions exportées seront affichées. Pour cela, il suffit de cliquer sur le menu déroulant puis de choisir le format souhaité pour afficher les données.
  • Cliquez sur OK et choisissez où le fichier d'exportation sera enregistré.
  • Après l'exportation réalisée, une nouvelle fenêtre apparaît vous informant sur le nombre de données qui ont été exportées.
Après avoir exporté les données avec succès, nous conseillons de fermer la comptabilité dans timeSensor® LEGAL pour la période de temps concerné dans l'exportation. Ainsi, vous vous assurez qu'aucune transaction supplémentaire ne sera enregistrée sur cette période. Ceci permet de s'assurer que timeSensor LEGAL reste bien synchronisé avec votre logiciel de comptabilité.
Pour cela, cliquez sur "Comptabilité" puis "Préférences". Dans la fenêtre suivante, vous pouvez sélectionner à quel moment la comptabilité devrait être ouverte. Si vous avez donc exporté la comptabilité pour l'année 2011, vous devriez ouvrir la comptabilité à partir de Janvier 2012.
A19_CHF(3)

Claudia Costa   7. septembre 2015  


Be the first person to like this faq.

Toutes les transactions chez timeSensor LEGAL sont saisies et gérées sur les livres de comptes. Les personnes intéressées par la comptabilité peuvent également faire de plus amples recherches dans la fenêtre Balance des comptes ainsi que Détail des comptes.

Balance des comptes

Dans la zone "Spécial", cliquez sur le bouton "Comptabilité" dans la liste de fonctions. Dans le petit menu qui s'ouvre, cliquez sur "Balance des comptes"afin d'ouvrir la fenêtre ci-après.A20_CHF(1)Dans cette fenêtre, vous pouvez voir tous les comptes du plan comptable avec leur balance mensuelle respective. En plus, vous pouvez ajouter d'autres colonnes comme le total de la période, la moyenne mensuelle, le budget ou encore les écarts par rapport au budget. Par moyen de double-clic sur une cellule (ex: profit du mois de mars), vous accédez au détail du compte correspondant à ce compte et ce mois.

Journal

Le journal des transactions contient toutes les transactions entrées dans timeSensor LEGAL, enregistrées chronologiquement. Le journal possède de solides fonctions comme la recherche ainsi que le filtrage de transactions et s'adresse avant tout aux utilisateurs ayant des connaissances en comptabilité.A20_CHF(2)

Claudia Costa   7. septembre 2015  


Be the first person to like this faq.

En principe timeSensor LEGAL traite toutes les données dans la "monnaie domestique" de l'étude, donc par exemple EURO quand l'étude se trouve dans la zone Euro. Toutefois, timeSensor LEGAL peut gérer des devises étrangères, jusqu'à un certain point.

Impression de facture en devises étrangères

En principe des factures sont émises dans la monnaie du pays. Vous pouvez toutefois vous créer un modèle d'impression pour imprimer des factures, et ce modèle convertira le montant facturable selon une certaine formule et donc créera en forme une facture en monnaie étrangère. La conversion en devise se passe essentiellement pour l'impression; dans la base de données en soi, la facture demeurera inchangée en monnaie locale. La conversion durant l'impression peut se faire selon les règles suivants:

  • Taux fixe (recommandé)
  • Taux variable du jour
  • Taux variable dérivé du taux variable du jour

Exemple:

La monnaie locale est de l'étude est EUR, monnaie souhaitée pour la facturation est USD Créez un modèle de facture en USD, par exemple en dupliquant et renommant le modèle de facture EUR existant.Bildschirmfoto 2015-10-26 um 14.13.50Le nouveau modèle de facture USD doit désormais être adapté. Dans le modèle se trouve diverses expressions INV_INSERT qui sont responsables pour l'expression de montants. Vous devez éventuellement les élargir d'arguments comme "Devise" et peut-être "Taux de change" pour que le modèle calcule automatiquement les montants. De plus amples informations sur les expressions dans les modèles sont disponibles dans le chapitre Modèles. Chaque facture imprimée avec le modèle "Facture USD" va désormais être automatiquement convertie en USD lors de l'impression, pour que vous puissiez présenter une facture en USD. La transaction en soi reste en monnaie locale de l'étude.

Autres remarques:

Si le mandant règle sa facture en devises étrangères en passant par un compte bancaire tenu en monnaie locale, il y aura en général une différence de taux de change. A21_CHF(2)Si le montant versé en monnaie locale est inférieur au solde de la facture, la différence doit être enregistrée. Pour cela, choisissez "Ajustement des comptes" dans la zone de règlement des factures et comme compte, indiquez le compte de profit sur lequel la facture a été comptabilisé: si le montant reçu en monnaie locale est supérieur au solde, timeSensor LEGAL affiche un dialogue. Choisissez ici "Variation du taux de change", pour que la différence soit correcte dans votre comptabilité.Bildschirmfoto 2015-10-26 um 14.19.47Veuillez noter que timeSensor LEGAL ne fait pas d'avis de rappel pour les factures en devises étrangères pour le moment. Vous pouvez créer des rappels, or vous devez insérer manuellement les montants dûs en monnaie étrangère 

Comptes en banque en monnaie étrangère

Vous pouvez créer et gérer un compte en banque de devise étrangère. A ces fins, la comptabilité enregistre pour chaque transaction un taux de change. Vous pouvez adapter ce taux de change en sélectionnant la transaction et cliquant sur la petite icône bleue d'information. Dans l'exemple ci-après, il s'agit d'un transfert entre compte de devise (EUR) vers un compte en monnaie locale (CHF).

Claudia Costa   7. septembre 2015  


Be the first person to like this faq.

Pour les modifications apportées dans les comptes du bilan:

Sélectionnez le compte dans lequel le transfert doit être fait, transformez-le en grand livre et effectuez les changements souhaités.

Voici comment faire: transformer temporairement un compte actif ou passif en grand livre:

  • Allez dans la zone „Spécial“ dans timeSensor LEGAL
  • Dans la barre de fonctions, cliquez sur „Comptabilité“ et choisissez „Plan de comptes“.
  • Cherchez le compte souhaité et ouvrez-en les détails avec un double-clic. Dans l'onglet „Grand livre“ vous choisissez la case „Sert comme grand livre“ puis enregistrez vos changements.
  • Maintenant, vous pouvez choisir ce nouveau compte grand livre dans la zone "Finances" puis "Grand livre" et y effectuer le changement souhaité
  • Quand vous avez terminé, n'oubliez pas de décocher la case „Sert comme grand livre“.

Voyez en images les modifications dans les comptes bilan:


Transferts dans des comptes de résultats

Nous conseillons d'ouvrir un nouveau compte passif juste pour cette fin. Le transfert souhaité s'effectue par deux transactions ou plus, sur ce compte.

Et voici comment faire: saisir un transfert

  • Choisissez „Spécial“ dans la barre de domaines de timeSensor LEGAL.
  • En-haut dans la barre de fonctions, cliquez sur „Comptabilité“ et choisissez „Plan de comptes“.
  • Cliquez sur le bouton „Plus“, afin d'ouvrir un nouveau compte.

Dans l'onglet „Préférences“, attribuez un numéro au nouveau compte (par exemple „2990“), ainsi qu'un nom (par exemple „Transfert“). Mettez le type de compte sur passif.

Dans l'onglet „grand livre“, cochez la case „Sert comme grand livre“ et enregistrez les modifications.

Désormais, dans la zone Finances, vous pouvez sélectionner le nouveau compte sous „Grand livre“ et effectuer le transfert souhaité.

Mémo: „Entrée“ correspond à „Débit“ et „Sortie“ à „Crédit“!

Voyez le transfert en images:

Claudia Costa   7. septembre 2015  


Be the first person to like this faq.

A23_CHF(1)Il y a plusieurs méthodes pour ajouter une date dans un modèle. Cette entrée dans la FAQ vous montre en quoi les diverses méthodes se différencient les unes des autres. Ceci à condition de s'être familiarisé avec la création de modèles. Sinon, veuillez d'abord étudier les vidéos dans le domaine correspondant.

Option 1: Insertion de champs de date

Bien sûr, vous pouvez insérer un champ de base de données 4D directement dans votre modèle. Dans le dialogue d'insertion, vous avez la possibilité de modifier l'aperçu: L'ajout d'un champ dans votre modèle s'avèrera être un inconvénient lorsque vous souhaitez imprimer des modèles dans des langues étrangères. La base de données exprimera la date dans la langue du système d'exploitation.

Option 2: Utilisation de “UTI_GetLetterDate”

Vous pouvez utiliser la fonction "UTI_GetLetterDate". Comme vous pouvez indiquer la langue comme premier argument dans cette fonction, la date viendra exprimée dans la langue choisie (le mois est écrit en toutes lettes). Avec seulement un argument, la date du jour est exprimée. En tant que deuxième argument (optionnel), vous pouvez insérer un champ de la base de données. De cette manière par exemple vous pouvez exprimer la date de la facture dans la langue désirée.

Option 3: Utilisation de ”GEN_INSERT”

La formule "GEN_INSERT" vous permet d'insérer lieu et date. Le premier argument établit quelle date sera utilisée: "letterdate" donne la date de la transaction (par exemple une facture) "currentdate" donne la date du jour

Comme deuxième argument vous pouvez indiquer un code de langue, donc par exemple "de", "fr", "en", etc.

Conclusion

La liste ci-après montre les différentes expressions et le résultat obtenu (ici avec l'exemple d'un modèle anglophone). 4306319_orig

Claudia Costa   7. septembre 2015  


Be the first person to like this faq.

Sous Windows les en-têtes sont enregistrées comme block d'images individuels, qui apparaissent à des emplacements définis. Les coordonnés se réfèrent à la résolution standard de l'écran. Veuillez noter que si vous modifiez la résolution de l'écran dans les préférences du système sous Windows, ex: sur 125% ou 150%, l'en-tête ne sera plus affichée correctement. C'est pourquoi ces paramètres devraient être unitaires dans votre étude. Alternativement, vous pouvez évidemment aussi créer des variantes de papier à lettres adaptées aux différentes résolutions. 

Claudia Costa   7. septembre 2015  


Be the first person to like this faq.

A25_CHF(1)Effacer un mandat

Pour effacer un mandat, sur lequel aucune prestation n'a encore été saisie, utilisez le bouton gris "Moins" au bas de la liste de mandats. Dès que des prestations ont été saisies, ce bouton moins disparaît et un mandat ne peut plus être simplement effacé par un clic. Si vous souhaitez tout de même effacer un mandat, vous devez d'abord sélectionner toutes les prestations du mandat et transférer celles-ci sur un autre mandat ou alors les effacer.

Transfert de prestations

Sélectionnez les prestations et dans le menu d'action en bas à droite choisissez la commande "Transférer vers".Dans le menu,  choisissez maintenant le mandat vers lequel vous souhaitez transférer la prestation.

Effacer des prestations

Les prestations avec un fond blanc peuvent être effacées sans autres. Les prestations avec fond bleu clair proviennent du timesheet personnel du collaborateur. Vous pouvez effacez ces-dernières dans le dossier, or cela a uniquement pour effet de mettre ces prestations en "non-facturables". Les prestations doivent aussi être effacées dans le timesheet du collaborateur.

Factures

Si des factures ont déjà été émises, vous pouvez uniquement effacer le mandat lorsque les factures liées auront aussi été effacées.

Document

Des brouillons et documents archivés ne sont pas concernées lorsqu'un mandat est effacé. Ils perdent juste l'association avec le mandat effacé, mais restent toujours visibles dans le dossier sous "Brouillons" ou "Archives".

Claudia Costa   9. septembre 2015  


Be the first person to like this faq.

Dans timeSensor LEGAL, une facture est considérée comme provisoire tant qu'elle se trouve encore dans les "Factures non-imprimées". Effacez cette facture et le numéro de la facture redeviendra librement utilisable, ainsi lors de l'émission d'une prochaine facture ce numéro peut de nouveau être émis. C'est pourquoi vous pouvez sans autre effacer une facture émise pour essai; le numéro de facture restera le même en général.

A26_CHF(1) Effacer ou créditer la facture?

Si la facture a été finalisée et se trouve donc dans les "Factures ouvertes", ce numéro lui a définitivement été attribué. Si vous effacez cette facture maintenant, par exemple parce que le mandant demande une correction, la facture émise peut être créditée (transformée en avoir) ou alors vous pouvez l'effacer. timeSensor LEGAL vous posera la question ci-jointe. Souvent, on préfèrera d'établir une note de crédit pour des raisons de transparence. Il se peut aussi que dans certains cas, l'émission d'une note de crédit ne vaut pas la peine. Admettons que vous créez une facture d'acompte pour un nouveau mandant et lui envoyez celle-ci. Maintenant, le mandant décide en dernière minute de changer d'avocat. Dans ce cas, vous pouvez renoncer à l'avoir et simplement effacer la facture d'acompte. Même en Allemagne où les règles sont strictes, une suite chiffrée aux numéros de factures émises n'est pas obligatoire. Juste l'unicité du numéro de facture émis doit être garanti. Dans l'exemple de la facture d'acompte, il est néanmoins utile pour des raisons de documentation interne d'ajouter un commentaire dans le dossier avec la copie PDF de la-dite facture d'acompte (qui se trouve toujours encore dans les archives de documentation). Vous trouverez ici de plus amples informations sur le sujet.

Affecter les numéros de facture

Dans la zone "Paramètres" puis dans le dossier "Finances", vous pouvez influencer la numérotation des factures. Peut-être aimeriez-vous convertir les numéros à la hausse, après tout le mandant n'a pas besoin de savoir qu'il reçoit la toute première facture de la nouvelle étude. En plus, vous pouvez toujours vous servir des numéros de facture librement utilisables. En règle générale, timeSensor LEGAL gère ces numéros de manière autonome et une intervention manuelle n'est pas nécessaire.

A26_CHF(2)

Claudia Costa   10. septembre 2015  


Be the first person to like this faq.

Si vous saisissez une nouvelle facture avec timeSensor LEGAL, dans un premier temps celle-ci demeure dans la liste des "Factures non imprimées". Le logiciel timeSensor LEGAL peut émettre des factures de manière automatisée et celles-si apparaissent aussi dans cette liste des "Factures non-imprimées". Si vous attendez quelques jour savant d’imprimer les factures, il est il est utile de réactualiser la date sur la date d'impression.

Vous pouvez effectuer cela dans l’enregistrement de la nouvelle facture, d’abord en déverrouillant la facture en cliquant sur l’icône de la serrure et ensuite en entrant la date de facture souhaitée dans le menu d’actions.

Alternativement, vous pouver simplement passer par la liste des "Factures non imprimées". Sélectionnez les factures dont vous souhaitez actualiser la date puis choisissez dans le menu "Outils" la commande "Personnaliser...", "Fixer date de facture". Ainsi, vous pouvez très simplement antidater ou postdater vos factures.
Bildschirmfoto 2015-08-21 um 11.30.46

  30. avril 2019  


Be the first person to like this faq.

Il peut arriver que vous souhaitiez transférer un mandat dans un autre dossier, par exemple, parce que:

  • un mandat a été placé par erreur dans un dossier d'un autre mandant
  • au sein d'une structure de société de portefeuille (ou holding), il est mieux de déplacer le mandat vers une autre entreprise

Si encore aucune prestation ni facture n'ont été créés pour ce mandat, vous pouvez facilement déplacer ce mandat par moyen de glisser & déposer vers un autre dossier. Des données connexes tels que des prestations déjà saisies, des documents, brouillons, etc. sont automatiquement transférés avec. Si il ya déjà des transactions ou des factures, vous devez terminer le mandat dans l'ancien dossier et ensuite créer un nouveau mandat dans le nouveau dossier et puis transférer les données souhaitées manuellement dans le nouveau mandat.

Anonymous   10. septembre 2015  


Be the first person to like this faq.

Cette entrée décrit ce que vous devriez considérer lors de l'entrée ou la sortie des employés dans timeSensor LEGAL. Pour ceci, vous avez besoin des droits d'administrateur.

Entrée d'un collaborateur

1. Saisie de l'adresse du collaborateur

Rendez-vous dans l'administration des adresses, puis cliquez sur "Collaborateurs" et ajoutez l'adresse du nouvel employé. Astuce: sélectionnez la ligne du cabinet d'étude respectif, et cliquez ensuite sur le bouton "Plus". Ainsi, le nouveau collaborateur sera tout de suite associé au cabinet d'étude. Puis ouvrez le dossier du collaborateur que vous venez d'ouvrir, cliquez sur le bouton "Home" et ajoutez encore l'adresse privée.

2. Saisie d'un compte d'utilisateur

Pour que le nouveau collaborateur puisse utiliser timeSensor LEGAL, vous devez établir un compte d'utilisateur pour lui. Rendez-vous pour cela dans la zone "Paramètres", cliquez sur le bouton "Utilisateurs" et ajoutez un nouveau compte d'utilisateurs. N'oubliez pas de connecter l'adresse du collaborateur que vous venez d'insérer avec le compte d'utilisateur. Pour cela, vous pouvez utiliser le champ "Adresse d'utilisateur". Le nouvel utilisateur doit être membre d'au moins un groupe d'utilisateurs dans le "Login", sinon vous ne pouvez pas l'enregistrer. Astuce: après la mise en place du nouveau collaborateur, vous pouvez glisser la nouvelle entrée et la placer au bon endroit dans la hiérarchie de l'étude, en passant par l'éditeur. Ceci coordonne aussi la position du nom dans la fenêtre du login.

3. Saisir comme gestionnaire de dossier (optionnel)

Si le nouveau collaborateur travaille activement comme gestionnaire de dossier dans l'étude, vous devriez le définir comme personne en charge. De cette manière, il obtiendra son espace de travail personnel. Rendez-vous dans la zone "Paramètres", cliquez sur le menu "Données de base" et choisissez "Personne en charge". Cliquez sur le bouton "Plus" pour ajouter l'employé comme personne en charge; cochez dans la fenêtre de dialogue la case de personne en charge et les options souhaitées. Astuce: si vous avez mis en place plusieurs entités dans votre logiciel d'étude, vous devez effectuer cette étape pour chaque entité dans laquelle le nouvel employé est censé agir comme personne en charge.


Sortie d'un collaborateur

1. Nommer un successeur

Assurez-vous qu'aucun mandat ou mandant n'est plus associé au collaborateur sortant. Si nécessaire, attribuez-en à d'autres employés. Ceci se fait le plus simplement en filtrant vos mandants resp. vos mandats listés selon la personne en charge, puis nommez une nouvelle personne en charge en passant par le menu "Outils", "Adapter", "Définir personne en charge".

2. Mettez l'adresse de l'employé sur "inactif"

Rendez-vous dans l'administration d'adresses. Cliquez sur le bouton "Collaborateur"  et ouvrez le dossier du collaborateur par un double-clic. Mettez cette adresse sur "inactif" et enregistrez ce changement. L'adresse apparaît désormais en gris dans la liste. Si le dossier ne contient aucune information importante, vous pouvez aussi l'effacer. 

3. Désactiver le compte d'utilisateur

Rendez-vous dans la zone "Paramètres", cliquez sur le bouton "Utilisateur" et ouvrez le compte d'utilisateur. Désactivez le compte sur la page "Login". Désormais, l'utilisateur n'apparaît plus dans la fenêtre de login et ne requiert plus de licence. 

4, Effacer personne en charge

Rendez-vous dans dans la zone "Paramètres", cliquez sur le menu "Données de base" et sélectionnez "Personne en charge". Sélectionnez l'enregistrement de personne en charge du collaborateur sortant et effacez cet enregistrement. Astuce: si vous avez mis en place plusieurs entités dans votre logiciel d'étude, vous devez effectuer cette étape pour chaque entité dans laquelle le nouvel employé doit agir comme personne en charge. 

Claudia Costa   11. septembre 2015  


Be the first person to like this faq.

TimeSensor LEGAL marque les factures exigibles dans les débiteurs, dans la liste “Factures ouvertes”, avec un point gris. Cet article décrit comment TimeSensor LEGAL calcule si un point gris sera affiché ou non.

Mahnungsliste

Le point de départ du calcul pour le premier rappel est la date de la facture. Vous trouvez celle-ci dans la partie supérieure de l’enregistrement de la facture. La séquence d’image suivante illustre comment, en cas de besoin, vous pouvez changer la date de facturation d'une facture existante:

Das Rechnungsdatum befindet sich über dem Feld 'Debitor'.

Entriegeln Sie die Rechnung und wählen Sie im Aktionsmenu 'Datum ändern'.

Geben Sie das neue Rechnungsdatum ein.

Geben Sie das neue Rechnungsdatum ein.

Le point de départ pour le calcul des rappels suivants est la date du dernier rappel. Tant que la facture n’est pas encore due pour le prochain rappel, vous pouvez modifier son statut de rappel. Vous pouvez par exemple modifier la date du rappel precedent ou alors supprimer le dernier rappel.

Les paramètres du statut de rappel actuel s’ajoutent à la date de la facture (ou la date du dernier rappel) selon le schéma du rappel correspondant:

Bildschirmfoto 2016-02-17 um 16.21.22

Enfin, une marge de tolérance s’ajoute aussi au calcul. Celle-ci comporte en règle générale cinq jours. NOTE: Si vous souhaitez modifier une marge de tolérance, veuilez s'il vous plaît contacter la hotline car ce paramètre n’est pas implémenté dans les IUG.

Nous pouvons donc désormais répondre à la question initiale: TimeSensor LEGAL marque d’un point gris les factures lorsque la date (ou alors, la date du dernier rappel) plus le délai de paiement en accord avec le schéma de rappel correspondant plus la marge de tolérance sont inférieurs à la date du jour.

Claudia Costa   26. mars 2016  


Be the first person to like this faq.

La technique du "copier-coller" est très répandue dans le traitement de texte. Vous ne le savez peut-être pas, mais vous pouvez également faire du copier-coller, avec certaines restrictions, dans timeSensor LEGAL.

"Copier" des listes

Les listes affichées par timeSensor LEGAL contiennent une fonction discrète, mais très utile: avec un clic droit sur la liste, vous pouvez afficher le menu "copier". Cette fonction vous permet de copier les données sélectionnées, telles qu'elles apparaissent à l'écran, dans le presse-papier.

Si vous combinez cette fonction avec la possibilité d'afficher les listes de façon flexible selon vos besoins (voir la vidéo A2 de la formation de base), vous pourrez alors facilement copier les données souhaitées et les insérer, par exemple dans Excel.

a31_fr_01_copier-coller

Copier-coller des lignes de prestation 

Une programmation spéciale permet également d'utiliser la fonction copier-coller pour des lignes de prestation dans le timesheet, ainsi qu'entre le timesheet et le dossier. Maintenez la touche alt enfoncée lorsque vous insérez la ligne de prestation que vous venez de copier afin d'adapter automatiquement les prestations au mandat sélectionné. En même temps, le prix sera recalculé en fonction de la liste de prix liée au mandat sélectionné.

Copier-coller depuis des champs et des cellules 

Vous pouvez également copier des champs de la base de données. Lors de l'insertion de données dans des champs de la base de données ou dans des tableaux, vous devez cependant faire attention. En effet, le texte n'est pas toujours simplement du texte.

Lorsque vous copiez des passages de texte d'un site internet ou d'un courriel au format HTML, ce texte peut contenir des commandes invisibles ou du code. Vous risquez alors de copier les commandes et le code dans votre base de données timeSensor. On parle du principe "Garbage in, garbage out": si vous insérez du code ou des commandes invisibles dans la base de données, cela peut influencer le comportement de timeSensor LEGAL. Certains signes invisibles peuvent notamment interrompre l'impression, de sorte que seules les données contenues avant ce signe invisible seront imprimées. Nous déconseillons pour cette raison de copier des données de sites internet et de courriels HTML directement dans la base de données.

Claudia Costa   27. septembre 2016  


Be the first person to like this faq.

En cas de problème lors d'une sauvegarde d'un document 4D Write (par exemple en raison d'une panne d'ordinateur ou d'un problème de réseau), il se peut que le document ne s'affiche pas dans les brouillons.

Cliquez sur le bouton "plus" en maintenant la touche ALT enfoncée, afin de rechercher les documents qui n'ont pas été sauvegardés correctement dans la base de données. Dans la mesure du possible, timeSensor essayera de restaurer ces documents.

a32_fr_01_recorvery

Claudia Costa   3. octobre 2016  


Be the first person to like this faq.

Avec timeSensor LEGAL, vous pouvez tenir le dossier d'époux au moyen d'un seul dossier ou de deux dossiers séparés (mais reliés l'un à l'autre).

Tenue d'un dossier commun pour les époux

Habituellement, pour des raisons pratiques, on tient le dossier d'époux au moyen d'un seul dossier. Dans ce cas, choisissez comme titre "Monsieur et Madame". Si les époux ont le même nom de famille, entrez les deux prénoms et le nom de famille commun dans les champs correspondants:

a33_fr_01-epoux-nom-identique

Si les noms des époux ne sont pas identiques, vous pouvez entrer le second époux dans le champ "Complément":

a33_fr_02-epoux-nom-different

Tenue de deux dossiers séparés pour des époux

Dans des cas exceptionnels, il est bien sûr possible de tenir des dossiers séparés pour les époux. Liez les dossiers l'un avec l'autre au moyen d'une relation que vous ajouterez, par exemple "Époux 1 - Époux 2". Cette solution est adaptée si vous contactez les deux époux séparément.

Support   11. octobre 2016  


Be the first person to like this faq.

En raison des paramètres nombreux, l'ajout de nouveaux mandats peut prendre beaucoup de temps. Pour accélérer ce processus et uniformiser la création des mandats, nous vous recommandons d'utiliser un ou plusieurs modèles de mandats.

Qu'est-ce qu'un modèle de mandat?

Un modèle de mandat est un mandat préparé avec tous les paramètres nécessaires, afin de servir de modèle pour les nouveaux mandats. Vous vous épargnez ainsi beaucoup de travail de configuration. Lors de la création d'un mandat à partir d'un modèle, le nouveau mandat reprend les paramètres du modèle, ainsi que les adresses liées et les autres données liées:

  • Commentaires
  • Rendez-vous, délais et suivis
  • Modèles
  • Documents

Vous pouvez créer un modèle de mandat dans n'importe quel dossier. Vous pouvez l'ajouter au dossier d'un client important, ou alors vous créer un dossier destiné uniquement à recevoir les modèles de mandat (un "client-modèle").

Qu'est-ce qu'un client-modèle?

Un client-modèle est un client pour lequel un ou plusieurs mandats ont été configurés avec tous leurs paramètres. Ces mandats servent de modèles pour les nouveaux mandats. Un client-modèle peut avoir autant de mandats et de sous-mandats que vous le souhaitez. Vous pouvez ainsi reprendre, en un clic, une structure de mandats complète sans devoir configurer quoi que ce soit. Le principe est le même que pour les modèles de mandat: tous les paramètres des mandats, ainsi que les adresses liées et autre données liées sont reprises.

Comment configurer des modèles de mandat ou des clients-modèles?

Créer un dossier destiné uniquement aux modèles. C'est votre client-modèle. Ce dossier peut être placé dans n'importe quelle zone, mais nous conseillons de l'ajouter dans la zone "Employés", puisque celle-ci n'est pas accessible à tous les utilisateurs. Il va de soit que la création de modèles de mandat et de clients-modèles est l'affaire de l'administrateur..

Vous devez spécifier dans les paramètres du mandat qu'il s'agit d'un modèle. Dans la fenêtre des paramètres, cliquez sur "Finances", puis sélectionnez l'option "Mandat-modèle". Cliquez sur le bouton "+" pour ouvrir le sélecteur. Ajouter les modèles de mandats par glisser-déposer. Dans l'exemple suivant, voici à quoi cela ressemble:

Si vous voulez utiliser un mandat qui ne se trouve pas dans le dossier du client-modèle, cliquez sur "Mandat-modèle". Ajoutez ensuite une nouvelle ligne avec le bouton "+" et entrez les premières lettres du client dans le dossier duquel se trouve le mandat-modèle:

À quoi servent les données par défaut?

Si vous sélectionnez "Données par défaut", vous pouvez entrer des données par défaut pour les nouveaux mandats. Ces données par défaut sont utilisées lorsque d'autres données ne sont pas disponibles. Si vous n'avez pas de mandat-modèle ou de client-modèle, ou que vous décidez de ne pas les utiliser, timeSensor LEGAL va néanmoins essayer de proposer des paramètres utiles pour votre nouveau mandat. timeSensor LEGAL se base sur:

  • Les paramètres de données par défaut, ou
  • les paramètres du mandat le plus récent de votre client actuel

Vous pouvez spécifier le comportement de timeSensor LEGAL dans le menu "Créer selon".

Création d'un nouveau mandat

Si vous avez défini des mandats-modèles ou des clients-modèles, timeSensor LEGAL va automatiquement afficher la liste des modèles lors de l'ajout d'un nouveau mandat. Choisissez la mandat ou le client correspondant dans la liste. Les mandats seront ajoutés au dossier automatiquement.

Grâce à cela, nous avons ajouté en quelques clics au dossier "Ivan Kaufmann" une structure de mandats complète pour un cas de M&A:

Si vous ne sélectionnez rien ou cliquez sur "Suivant", timeSensor LEGAL va ouvrir un mandat avec les données par défaut ou les données du mandat le plus récent du client.

Claudia Costa   16. janvier 2017  


Be the first person to like this faq.

timeSensor LEGAL n'est pas une horloge de pointage, mais le logiciel sait à quelle heure un collaborateur se connecte et quand il se déconnecte. Cette information peut être utilisée à des fins de contrôle de temps de présence, en particulier pour les employés. Cette fonction est également utile pour la saisie du temps.

Préparation

Demandez à vos collaborateurs de toujours se connecter à timeSensor LEGAL au moment de commencer le travail et de se déconnecter durant la pause de midi. Veuillez de plus indiquer aux utilisateurs que le temps de présence doit correspondre aux entrées du timesheet. Enfin, activez l'option "Activer le contrôle du temps de présence" dans les paramètres utilisateur de chaque collaborateur qui va utiliser cette fonction:

Gérer le contrôle du temps de présence

Dans le timesheet, le petit triangle en haut à droite permet d'ouvrir une barre latérale:

Cette barre latérale permet d'entrer le temps de présence. timeSensor LEGAL saisit automatiquement les informations du login. La dernière valeur est de "0:00", ce qui signifie que la dernière déconnexion n'a pas encore eu lieu et que le compteur continue de tourner.

Le total des heures de présence s'affiche avec une barre bleue. La barre verte totalise les heures entrées dans le timesheet. Si le collaborateur a passé la journée au bureau, les deux barres devraient être équivalentes. Cela signifie que le collaborateur a correctement entré ses heures dans le timesheet.

La différence entre les barres bleue et verte s'affiche en rouge. La différence grandit avec chaque minute de présence et se réduit en fonction des entrées dans le timesheet. Une fonctionnalité pratique permet de reporter cette différence directement dans le timesheet en cliquant sur "Différence".

Claudia Costa   16. janvier 2017  


Be the first person to like this faq.

Comment éviter les conflits d'intérêts

Reconnaître et éviter les conflits d'intérêts est l'une des obligations centrales de la profession d'avocat. timeSensor LEGAL vous soutient avec un filet de sécurité à double fond, grâce à notre examen en deux étapes des conflits d'intérêts :

1. test préliminaire

L'examen préliminaire sert à déterminer rapidement et facilement si un nouveau mandat peut être accepté. La vérification préliminaire peut avoir lieu, par exemple, en contact téléphonique direct avec le client potentiel ou sous la forme d'un processus standardisé avant la création d'un dossier client.

Appelez la vérification préliminaire via le menu "Outils" dans la liste d'adresses et sélectionnez "Recherche de conflits d'intérêts". Vous pouvez également ouvrir la fenêtre en maintenant la touche Alt/Option enfoncée et en cliquant sur l'icône "Plus" pour ajouter un dossier. La boîte de dialogue vous permet de vérifier à la fois un client potentiel et une contrepartie potentielle.

L'algorithme de recherche recherche recherche tous les types de conflits, y compris ceux qui surviennent par le biais de relations d'adresses indirectes.

Ce qui suit est vérifié pour le client potentiel :

  • est-il déjà enregistré dans la base de données en tant que contrepartie ou employé ?
  • est-il lié par une relation pertinente avec un contact enregistré en tant que contrepartie ? Les relations hiérarchiques de toute profondeur sont prises en compte ici.
  • est-il lié par un mandat de contrepartie ?
  • est-il lié par une relation pertinente avec un contact qui est lié à un mandat en tant que contrepartie ? Les relations hiérarchiques de toute profondeur sont prises en compte ici.
  • il est enregistré en tant que contrepartie dans les bases de données connectées.

Les points suivants seront examinés pour déterminer la contrepartie potentielle :

  • est-elle déjà entrée dans la base de données en tant que cliente ou employée ?
  • est-elle reliée à une personne-ressource qui est inscrite comme client par le biais d'une relation pertinente ? Les relations hiérarchiques de toute profondeur sont prises en compte ici.
  • y a-t-il un mandat pour eux dans la base de données ?
  • est-elle liée, par le biais d'une relation pertinente, à un contact pour lequel un mandat existe ?
  • est-elle enregistrée comme cliente dans les bases de données connectées ?

Vous pouvez utiliser le curseur "Tolérance" pour influencer la tolérance de recherche afin que les noms saisis de manière incorrecte ne deviennent pas des pièges. Une tolérance de recherche de zéro recherche exactement la chaîne de caractères saisie. Plus vous déplacez le curseur vers la droite, plus la recherche devient floue. Les algorithmes "Soundex" et "Levenshtein-Distance" sont combinés pour détecter des noms de sons similaires dans la base de données.

Remarque : lors de la recherche d'adresses connectées, les relations définies dans timeSensor LEGAL sont utilisées. Toutefois, seules les relations pertinentes sont prises en compte. Si le menu "Participation au conflit" est réglé sur "Non impliqué" dans une relation, la relation n'est pas prise en compte.

2. l'inspection

Si l'essai préliminaire n'a pas été effectué ou n'a pas été effectué correctement, un essai subséquent est effectué dans la deuxième étape. Il recherche en permanence les conflits en arrière-plan et les signale en envoyant un ticket aux responsables de mandat concernés.
Les conflits d'intérêts trouvés peuvent être affichés dans la fenêtre "Conflits d'intérêts". Un conflit existant est résolu soit en supprimant le mandat, soit en approuvant le conflit avec une petite justification. En conséquence, le conflit est considéré comme connu mais accepté comme justifié.

Claudia Costa   10. juillet 2018  


Be the first person to like this faq.

timeSensor LEGAL vous permet d’imprimer une liste des services n’ayant pas encore été facturés à une date spécifique. Voici comment procéder:

Sélection des services

Dans la section «Finances», cliquez sur le bouton «Mandats» pour afficher la liste des mandats. Cliquez sur le petit triangle en bas de la liste des mandats pour afficher les options de recherche avancées. Saisissez la date souhaitée dans le champ «Jusqu’au» (31.3.2016, par exemple).

Impression de la liste

Vous pouvez à présent imprimer la liste souhaitée. Cliquez sur le bouton d’impression et sélectionnez «Liste des PO historique». La liste est alors imprimée:


Création initiale de la liste

Cette fonctionnalité étant relativement nouvelle dans timeSensor LEGAL, il est possible que la liste «Liste des PO historique» ne soit pas encore créée dans votre base de données. Pour la créer, suivez les étapes suivantes (vous devez disposer des droits d'accès correspondants):

  • Téléchargez la liste ici et décompressez-la
  • Dans la fenêtre de sélection des modèles, cliquez sur le bouton d'action et sélectionnez «Nouvelle liste»
  • Donnez au nouveau modèle le nom «Liste des PO historique» (ou un autre nom de votre choix)
  • Sélectionnez la position «Ouvrir» dans le petit menu «Fichier» et ouvrez la liste précédemment téléchargée et décompressée
  • Cliquez sur «OK» pour enregistrer le nouveau modèle
  • Votre modèle d’impression peut maintenant être utilisé.

Claudia Costa   3. septembre 2018  


Be the first person to like this faq.

Il est fréquent d’établir pour un client une facture d’avance en prévision des coûts prévus. Mais comment procéder au juste lorsque le montant de l'avance dépasse au final le coût réel des services fournis?

Comptabilisez l’avance

Commencez par créer la facture d’avance comme d'habitude, et comptabilisez-la à la réception du paiement.

Les services fournis s'accumulent dans le dossier au fil du temps jusqu'à ce que le mandat fasse l’objet d’un règlement.

Créez une facture

Le moment venu, créez la facture correspondant aux services fournis. Le client ayant un solde en sa faveur, n’imprimez pas cette facture et ne la comptabilisez pas.

Créditez l'avance

Avant que la facture soit comptabilisée, vous devez créditer la facture d’avance. L'avance sera ainsi comptabilisée sur le compte de passage et pourra alors être affectée à tous les mandats du dossier du client.

Comptabilisez la facture

Vous pouvez maintenant régler la facture finale avec le montant du solde crédité. Notez qu’au moment de la comptabilisation, le crédit de l'avance sera utilisé et le solde éventuel restera dans le compte de passage. Ce solde peut être utilisé pour d'autres mandats.

Claudia Costa   2. octobre 2018  


Be the first person to like this faq.

Conditions

Pour envoyer des factures non imprimées par e-mail, il est nécessaire que l’interface de messagerie électronique soit configurée. Par ailleurs, une facture non imprimée doit être disponible et le destinataire de la facture doit avoir une adresse électronique enregistrée dans le système. Cet article montre comment cela fonctionne.

Paramètres pour une facture par e-mail

Vérifiez également que les options de distribution sont définies sur "Conditionnel", "Tous les médias". Vous avez également la possibilité d’enregistrer un e-mail par défaut, afin que votre client ne reçoive pas simplement la facture. Pour plus d'informations à ce sujet, reportez-vous au chapitre "Dépôt d'un texte d'e-mail".

Vous pouvez accéder à la première fenêtre en cliquant sur l’icône des paramètres en bas à droite, puis sur Paramètres. Allez ensuite dans le menu Finances et sélectionnez l’éditeur de modèles dans le menu déroulant des modèles de facture. Cliquez ensuite sur le dossier bleu au milieu de la nouvelle fenêtre.

Dans la nouvelle fenêtre à droite, sélectionnez Factures, puis cliquez sur Options de distribution dans le coin supérieur droit. Vous pourrez alors effectuer les réglages nécessaires dans les menus déroulants. L'argument INV_isDocument («invoice») doit figurer dans la petite boîte rouge présente en dessous.

Dépôt d'un texte d'e-mail

Afin d'envoyer non seulement la facture par e-mail, un modèle de texte de courriel est nécessaire. Créez un modèle de texte de courriel pour les documents subséquents de la facture sélectionnée. Cliquez ensuite sur Options de sortie dans le coin supérieur droit et réglez la sortie sur "Toujours" et " Mail seulement ".

Enregistrer une adresse e-mail

Vous devez saisir une adresse électronique dans le dossier du destinataire de la facture, comme indiqué en rouge dans l'image.

Envoyer une facture par e-mail

Ensuite, allez à la section Finances, où vous trouverez les factures non imprimées sous Débiteurs. Sélectionnez le dossier de facture et cliquez sur le symbole de l'imprimante en bas à droite. Cliquez ensuite sur la petite flèche noire dans le champ Imprimer et sélectionnez "Courriel à...". Vous pouvez ensuite éditer et envoyer le contenu de l'e-mail.

Vous avez également la possibilité d'envoyer des factures par e-mail sans avoir configuré d'interface. Vous pouvez également envoyer des e-mails sans interface via des dossiers clients ou des dossiers de mandat.

  23. avril 2019  


Be the first person to like this faq.