Les éléments à prendre en compte lors de l’acquisition d’un logiciel de gestion de cabinet

Avec l’introduction du «besondere elektronische Anwaltspostfach» (beA) fin 2017, le système juridique allemand vient d’accomplir une avancée importante en matière de numérisation. Cette évolution s’inscrit dans un vaste processus d’intégration informatique. Alors qu’auparavant, les classiques Excel, Word ou encore Outlook s’avéraient nécessaires au travail de bureau, les cabinets d'avocats peuvent désormais s’appuyer sur des solutions complètes pour créer les documents, facturer les services et accomplir bien d’autres tâches plus simplement et rapidement. Pour un cabinet d’avocats tourné vers l’avenir, il est donc crucial d’opter pour une solution logicielle adaptée, capable de prendre en charge tous les processus de façon exhaustive tout en garantissant la sécurité des données.

Quels sont les éléments à prendre en compte au moment d’acquérir un logiciel de gestion de cabinet?

Si vous décidez d’investir dans un logiciel de gestion de cabinet, il est important que toute votre équipe puisse le maîtriser rapidement et efficacement. Il arrive qu’un cabinet fasse l’acquisition d’un logiciel coûteux et réalise après coup que pas un seul collaborateur ne l’utilise! Du plus récent stagiaire au(x) directeur(s) de l’étude, toute votre équipe doit pouvoir utiliser la nouvelle solution.

Parfois, la meilleure décision consiste… à ne prendre aucune décision. Dans une étude de taille importante, il est généralement plus simple à première vue d’introduire un simple logiciel de facturation qu’une solution intégrée susceptible de révolutionner l’ensemble des processus. Plus le nouveau logiciel intègre de fonctionnalités, plus les membres de votre équipe devront y avoir recours. Cela peut entraîner des tensions en interne, ce qui représente un risque pour les décideurs. Cependant, les avantages d’une solution complète sont nombreux: ses fonctionnalités multiples facilitent notamment la gestion des équipes, des adresses, l’établissement de statistiques et la comptabilité. En d’autres termes, un logiciel tout-en-un répondra mieux et plus efficacement à vos besoins qu’un ensemble d’application distinctes. Une question à vous poser: envisagez-vous d’utiliser le même logiciel dans 5 ans?

Aucun logiciel ne fonctionne en vase clos. Qu’il s’agisse de matériel, de système d’exploitation, de système téléphonique ou autres, l’environnement technologique au sein duquel votre logiciel a été développé évolue quotidiennement. Mieux vaut donc que vous investissiez dans une solution fréquemment mise à jour. Assurez-vous également que votre solution puisse intégrer les nouvelles technologies et qu’elle couvre les exigences réglementaires, comme le beA ou le RVG en Allemagne.

Que vous souhaitiez élargir vos équipes ou ouvrir un nouveau bureau, votre solution doit pouvoir être flexible et ouverte, et s’adapter le cas échéant au développement de votre étude et aux nouveaux besoins de celle-ci. Assurez-vous que la société éditrice du logiciel soit en mesure d’intégrer ou de programmer elle-même des solutions nouvelles pour des problèmes spécifiques.

Vous serez peut-être d’abord tenté par la solution logicielle dont le design est le plus séduisant. Avant de prendre votre décision, assurez-vous toutefois que l’équipe derrière le logiciel est disposée à vous accompagner de façon active. Quand vous communiquez avec le fournisseur, avez-vous plutôt le sentiment d’être traité comme un simple client, ou un partenaire potentiel? Si l’entreprise dispose d’une hotline accessible, de développeurs expérimentés, et semble avoir à sa tête des leaders dotés d’une vraie vision, considérez ces choses comme autant d’indices qu’elle est prête à s’engager à vos côtés.

Vos données sensibles représentent un facteur de risque. A l’ère de la NSA, de l’espionnage digital et des hackers, il est crucial de mettre en place une sauvegarde optimale de vos données. Une base de données solide et un processus de sauvegarde facile à mettre en œuvre sont essentiels pour protéger les données de votre cabinet et de vos clients. Quelle que soit la solution que vous choisissez, assurez-vous qu’elle permet un contrôle approprié de l’accès à vos données et qu’elle offre un système de sauvegarde digne de ce nom.

Un bon logiciel de gestion de cabinet vous permettra de gérer les affaires quotidiennes de façon aussi fluide et efficace que possible. Mais les meilleures solutions vous permettront également d’avoir une vue d’ensemble de la situation financière de votre étude à tout instant et d’identifier rapidement des opportunités de croissance. Des modules de statistiques, de suivi des collaborateurs et de comptabilité interne vous fourniront à ce titre une aide précieuse.

Une bonne solution de gestion de cabinet doit également vous permettre d’importer et d’exporter facilement des fichiers, et s’intégrer sans heurt à d’autres solutions. Pour garder la maîtrise de vos données dans le temps, assurez-vous de pouvoir faire migrer celles-ci sur d’autres logiciels: il est crucial de ne pas se laisser «enfermer» dans des technologies propriétaires rigides, handicapées par des normes de développement obsolètes.