Cloud computing: avantages et inconvénients

Le terme de «cloud computing» est souvent utilisé de manière évasive. Il désigne en premier lieu la mise à disposition de ressources informatiques (stockage de données, services ou logiciels) via Internet sans qu’il soit nécessaire d’installer celles-ci sur une machine locale.

Avec l'arrivée du cloud, de nombreux cabinets d’avocats se demandent si l’utilisation d’un serveur interne est encore judicieuse. De fait, les serveurs peuvent être bruyants, coûteux, sujets à des problèmes récurrents, et certains lecteurs de bande magnétique sont peu fiables. En face, l’industrie du cloud se montre de plus en plus agressive sur le plan marketing… Cet article devrait vous aider à y voir plus clair et à prendre la décision la plus appropriée pour votre cabinet.

Un cabinet d’avocats utilise un certain nombre de ressources pouvant être installées en local ou hébergées en externe sur un centre de données: Voici quelques exemples:

- serveur DNS

- serveur de messagerie

- serveur téléphonique

- serveur de calendrier

- serveur de contact

- serveur de fichiers

- serveur de base de données

- postes de travail virtuels

Si vous installez ces ressources en interne, dans votre étude, vous devez disposer d’une bonne connexion Internet, de plusieurs adresses IP fixes, et avoir un fournisseur de services informatiques capable de prendre en charge la configuration et la maintenance du matériel.

Si vous optez pour une externalisation de ces services dans un centre de données, vous devez également disposer d’une bonne connexion Internet et avoir un bon fournisseur cloud capable de tout configurer et entretenir.

A première vue, il n’y a guère de différence entre les deux options. Ce n’est d’ailleurs pas surprenant: votre cabinet étant tout aussi connecté à Internet qu’un centre de données, il n’est pas moins «dans le cloud» que ce dernier. Il faut donc avant tout vous demander si vous souhaitez installer vos ressources sur vos propres ordinateurs ou sur ceux d’un centre de données.

Passons maintenant en revue quelques-uns des arguments souvent avancés en faveur d’une externalisation des services sur le cloud:

Une sécurité renforcée implique non seulement d’héberger les serveurs dans un centre de données professionnel (avec systèmes de climatisation et d'alimentation sans coupure), mais également d’avoir recours à une installation redondante. Si les centres de données sont généralement protégés par un pare-feu efficace, la sécurité des données qu’ils hébergent reste relative pour plusieurs raisons:

• Du fait de la gestion centralisée des services chez les fournisseurs cloud, un simple vol de données d’accès peut permettre à des pirates informatiques de s’introduire simultanément dans plusieurs systèmes. C’est pourquoi les hackers préfèreront s’en prendre à un fournisseur cloud plutôt qu’à cabinet isolé.
• La présence de collaborateurs mal intentionnés représente un danger potentiel pour toute entreprise. Dans le cadre du cloud computing, les données sont accessibles non seulement aux collaborateurs de votre entreprise, mais également aux employés du fournisseur cloud, qui ne sont pas soumis aux directives internes de votre entreprise.
• Du fait de l’évolutivité flexible des ressources dans les centres de données, les données sont généralement réparties entre plusieurs systèmes regroupant chacun les données de plusieurs clients. Des pirates parviennent régulièrement à accéder à des machines virtuelles à partir desquelles les autres instances virtuelles du même hôte peuvent être piratées.
• Dans la pratique, le client n’a aucun moyen de savoir comment ses données sont gérées par le fournisseur cloud. Il ne sait pas non plus quels algorithmes de cryptages sont utilisés et si des données sont susceptibles d’être transférées sans cryptage. Le cryptage universel, par le biais duquel un fournisseur chiffre les données de tous ses clients par un même mot de passe, représente lui aussi un danger non négligeable.
• Lorsque vous résiliez un contrat avec un fournisseur de services cloud, toutes vos données doivent normalement être supprimées. L’infrastructure étant partagée par plusieurs clients et les ressources pouvant être rapidement débloquées, on pourrait s’attendre à ce que les données soient effectivement supprimées. En réalité, les données anciennes font rarement l’objet d’une suppression physique, car cette dernière est relativement coûteuse.
• La dépendance totale à Internet réduit forcément la sécurité de l'accès aux données. Sans accès via Internet, les données sont inaccessibles.

Conclusion: en soi, le stockage de vos données sur le cloud n’est pas plus sûr qu’un stockage en interne. Il permet certes de couvrir certains risques, mais en implique de nouveaux.

Cet argument est l’un des plus convaincants: si votre serveur et vos machines sont hébergés dans un centre de données, vos données sont sauvegardées automatiquement et vous n’avez pas à vous en occuper. D’après la législation en vigueur, vos données doivent être conservées pendant 10 ans.

Cependant, une sauvegarde professionnelle n’implique pas nécessairement une assistance rapide en cas de panne.

Le délai de récupération des données dépend de plusieurs paramètres: ampleur du problème, niveau de disponibilité défini dans votre contrat (SLA) et… bonne volonté de votre fournisseur.

En cas de panne sur votre serveur installé en interne, vous pouvez faire appel à un technicien qui pourra se déplacer rapidement, même le week-end. Mais en cas de problème sur un serveur hébergé dans un centre de données, vous dépendez totalement de votre fournisseur. Vous n’avez alors d’autre choix que d’attendre et d’être patient.

Conclusion: l’avantage de la sauvegarde automatique dans le cloud peut devenir un sérieux défaut si une récupération des données est nécessaire. Vous dépendez entièrement de votre fournisseur et n’avez aucun accès direct ni à votre serveur, ni à vos données.

Un fournisseur cloud dispose d’une meilleure connexion Internet qu’un cabinet d’avocats.

Il est donc judicieux d’héberger un serveur téléphonique, un serveur de messagerie et un serveur DNS dans un centre de données, dans la mesure où ces services doivent être accessibles et disponibles à tout moment.

Pour ce qui est de votre logiciel de gestion de cabinet, le choix entre une installation locale et un hébergement sur le cloud est moins déterminant puisque, dans les deux cas, vous devez pouvoir y accéder à distance via une connexion VPN qui doit être mise en place en interne ou en externe.

Une installation de votre logiciel de gestion en local est bien évidemment un atout en cas de dysfonctionnement de la connexion Internet, dans la mesure où vos collaborateurs locaux peuvent continuer à travailler sans être affectés par la panne.

Conclusion: si vous optez pour une solution cloud, choisissez un fournisseur offrant un débit élevé et une mise à disposition rapide de vos données – deux éléments déterminants en ce qui concerne le serveur téléphonique, le serveur de messagerie et le serveur DNS. Au demeurant, il est également possible de garantir un accès rapide aux données à distance en maintenant ces ressources en local.

Votre logiciel de gestion du cabinet fonctionnera de façon plus fluide si les postes de travail et le serveur de base de données sont installés sur le même réseau. Si votre serveur de base de données est installé dans votre étude et que vous travaillez sur le même réseau interne, la vitesse de connexion sera optimale: le temps d’accès aux données (la «latence») devrait être inférieur à 1 milliseconde.

Si vous hébergez votre serveur de base de données sur le cloud, il peut être judicieux de faire la même chose avec vos postes de travail. Votre serveur et vos postes de travail seront ainsi sur le même réseau et la latence sera par conséquent très courte.

Si vous hébergez votre serveur de base de données sur le cloud tout en maintenant vos postes de travail en local, le temps de latence augmentera. Celle-ci peut-être mesurée par un «test de ping»: un paquet de données est envoyé au serveur et on mesure le temps qu’il met à revenir. Avec un temps de latence d’environ 10 ms, il est possible de travailler dans de bonnes conditions; à partir de 20 ms, en revanche, le travail devient plus pénible, et au-delà de 30 ms, l’attente devient trop longue.

Sachez par ailleurs que si vous faites héberger votre serveur sur le cloud, vous ne disposerez très probablement pas d’un serveur physique spécifique dans le centre de données. Le fournisseur mettra à votre disposition un simple serveur virtuel. Plusieurs instances hôtes partageront par conséquent des ressources physiques telles que le stockage de masse, le réseau, etc., ce qui ralentira l’accès à la base de données.

Conclusion: la vitesse de fonctionnement de votre logiciel de gestion sera nettement plus élevée si votre serveur de base de données est installé dans votre étude et que vous travaillez sur le même réseau interne. Un hébergement sur le cloud devient avantageux si votre étude se compose de plusieurs bureaux ou si vous devez souvent accéder à vos données en déplacement.

C’est faux!

Vos besoins en matériel informatique resteront importants. Postes de travail, imprimantes, scanners, installations Internet: aucune externalisation ne vous permettra de vous en passer. Par ailleurs, si vous optez pour le cloud, vous devrez acquérir une deuxième licence Microsoft, puisqu’Office devra être installé à la fois sur les postes de travail virtuels et en interne (comme sauvegarde).

Pour ce qui est de votre logiciel de gestion, le serveur virtuel mis à disposition par votre fournisseur cloud vous permettra d’éviter l’achat d’un serveur de base de données local. Notez toutefois que les coûts mensuels de votre hébergement sur le cloud entameront rapidement l’économie de départ.

Conclusion: une externalisation sur le cloud n'est pas forcément synonyme d'économies – en réalité, c'est plutôt l'inverse.

L’externalisation sur le cloud fait sens pour les ressources qui doivent être disponibles à tout moment, comme le serveur DNS, le serveur de messagerie et le serveur téléphonique. En ce qui concerne les autres services, il faut voir au cas par cas.

Avez-vous plusieurs bureaux à partir desquels vos collaborateurs doivent pouvoir accéder en permanence au logiciel de gestion? Vos collaborateurs en déplacement ont-ils souvent besoin d’accéder aux données à distance? Dans ce cas, l’hébergement de vos ressources sur le cloud est à envisager très sérieusement. Ceci dit, il est également possible d’installer votre propre infrastructure dans votre cabinet principal.

Pour les avocats souvent amenés à se déplacer, l’installation du logiciel de gestion sur un ordinateur portable reste la solution la plus économique. Assurez-vous simplement que le disque dur est bien crypté et que la sauvegarde automatique est activée et fonctionne correctement. Pour de meilleures conditions de travail – au cabinet comme à domicile –, optez par ailleurs pour un écran de grande taille et un clavier ergonomique.

Si vous préférez éviter de transporter vos données avec vous lors de vos déplacements – notamment aux États-Unis –, il est préférable de faire héberger vos postes de travail sur le cloud. Les collaborateurs du cabinet peuvent ainsi accéder à leur poste de travail à tout moment et où qu’ils soient sans emporter de données sensibles avec eux.

Le problème de savoir si un cabinet d’avocats a intérêt ou non à opter pour un hébergement cloud n’est pas simple à résoudre. Commencez par définir vos besoins, puis comparez les avantages et les inconvénients de toutes les options possibles. Vous trouverez la solution qui convient le mieux à votre étude.