C17. Comment envoyer des fax et des SMS avec timeSensor LEGAL?

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timeSensor LEGAL dispose (à partir de la Smart Edition) d'une interface avec eCall vous permettant d’envoyer directement des fax ou des SMS à partir de timeSensor LEGAL. Vous pouvez notamment préparer des modèles de fax prêts à l'emploi avec une signature numérisée et les faxer en un simple clic. timeSensor LEGAL envoie le fax à eCall qui le livre ensuite via votre compte. Notez que ce type de fax est en tous points identique à un fax ordinaire. Une fois le fax envoyé, eCall vous fait parvenir un reçu de télécopie qui est automatiquement archivé dans le dossier concerné. L'expéditeur est informé de la remise du fax (ou éventuellement d’un problème lors de la livraison) par timeSensor LEGAL au moyen d'un ticket. L’envoi de SMS se fait de manière similaire.

Pour les étapes suivantes, les droits d'administrateur de timeSensor LEGAL sont requis.

Configuration de l'interface

  • Configurez l'interface de messagerie de timeSensor LEGAL en suivant les instructions de l’article C13 de la FAQ.
    Remarque: pour envoyer des fax ou des SMS par e-mail, le logiciel a besoin d’un compte de messagerie électronique actif.
  • Ouvrez un compte eCall à votre nom. Chargez votre compte avec un pack de points suffisant (ou souscrivez un contrat professionnel avec eCall).
  • Connectez-vous à votre compte eCall et configurez-le sous «Paramètres du compte». Veillez à cocher la case d'accès sous «Accès e-mail» et à saisir l'adresse e-mail utilisée par timeSensor LEGAL dans les paramètres d'accès. Cochez la case «Receiver in To Field» pour les SMS comme pour les fax.

Préparation à l'utilisation

  • Allez dans la gestion des utilisateurs de timeSensor LEGAL. Ouvrez votre compte utilisateur, cliquez sur l’onglet «Identité» et définissez les paramètres de l’identité d'expédition qui vous sont attribués. L'identité d'expédition détermine l’expéditeur d’un e-mail, d’un SMS ou d’un fax. Vérifiez que les informations enregistrées pour l’identité d’expédition des e-mails, des fax et des SMS sont correctes.
    Vous avez la possibilité de créer autant d'identités d'expédition que vous le souhaitez et de les attribuer à vos utilisateurs. L'identité d'expédition correspondante est ensuite utilisée par défaut. Certains droits d'accès permettent par ailleurs de modifier l'identité d'expédition de façon dynamique au moment de l'envoi d'un message.
  • Définissez des modèles adaptés pour l’envoi de fax ou de SMS. Vous trouverez un exemple dans la vidéo E3.
    Dans les options de distribution du modèle pour un modèle de fax, veillez à sélectionner l’option «Fax uniquement»:

 

Utilisation de l'interface

Sélectionnez maintenant votre modèle de fax, cliquez sur la petite flèche située dans le bouton «Projet» et sélectionnez la méthode de livraison «Fax». Votre modèle de fax s'affichera et vous pourrez alors l’envoyer directement à partir de timeSensor LEGAL.