B11. A quoi dois-je faire attention au début d’une nouvelle année?

Chaque nouvelle année, l'administrateur de timeSensor LEGAL doit être attentif et contrôler plusieurs éléments. Cette entrée de la FAQ résume les points essentiels:

Sauvegarde supplémentaire des données annuelle

Nous vous recommandons de créer une copie de sécurité de l'état de vos données telles qu’elles sont en fin d'année; faites ceci sur un support durable (par exemple, un DVD) et stockez-le dans un endroit sûr. Cela peut être utile à la fois pour la comptabilité, ainsi que pour des raisons légales générales. Si vous avez des doutes quant à la manière de procéder, veuillez simplement confier cette tâche à votre informaticien ou à votre équipe technique.

Comptabilité

Pour l'aspect finances, nous vous recommandons d'imprimer les listes suivantes:

Téléchargez ces deux documents et décompressez-les. Démarrez ensuite timeSensor LEGAL et ouvrez la liste des collaborateurs dans la zone de contacts. Cliquez ensuite sur le symbole d'impression dans le coin inférieur droit. Dans la nouvelle fenêtre qui s'ouvre, sélectionnez le symbole d'engrenage en bas à gauche et créez un nouveau modèle selon les listes ci-dessus.

Cliquez sur "Ouvrir" sous "Fichier" et sélectionnez la liste téléchargée et décompressée. Confirmez avec "OK".

Pour imprimer ces modèles, allez à Adresses - Employés et sélectionnez le dossier de votre propre cabinet d'avocats. Cliquez ensuite sur l'icône de l'imprimante en bas à droite et ouvrez l'un des modèles ci-dessus.

Si vous n'avez pas encore sauvegardé ces modèles, il est important de les sauvegarder sous Adresses et non pas dans Finances.

Réinitialisation de tranches de numéros

Si vous voulez que vos numéros de mandat commencent à partir de 1 au début d'une nouvelle année, vous devez fixer à 1 le numéro de mandat proposé lors de la création du premier mandat de la nouvelle année. TimeSensor LEGAL va ensuite continuer à numéroter les prochains mandats.

Si vos numéros de factures commencent avec l'année (par exemple 2016NNNN), vous devez entrer le prochain numéro de facture au format de l'année suivante (par exemple 20170001). Pour ce faire, allez dans les "Paramètres" sous l'onglet "Finances", puis "Débiteurs".

Si vous voulez que vos numéros d'archives commencent aussi à 1 (ce sont les numéros de dépôt pour les mandats d'archives) chaque année, vous devez fixer à 1 le numéro d'archivage proposé lors du premier archivage de l'année. Alternativement, vous pouvez également, dans les paramètres "Finances", tout remettre sur "1" (cette option n'est cependant pas disponible dans toutes les éditions de TimeSensor LEGAL). TimeSensor LEGAL continuera ensuite à numéroter les archivages suivants.

Réinitialisation des fenêtres de temps

Pour la comptabilité, le contrôle du temps et le programme de salaire (Suisse), vous pouvez entrer une fenêtre de temps pour laquelle les données peuvent être affichées et modifiées. Si vous le souhaitez, vous pouvez adapter ces paramètres:

Domaine "Spécial", menu "Comptabilité", option "Préférences":

Domaine "Spécial", menu "Contrôle de temps", option "Préférences" (dès Smart Edition):

Domaine "Spécial", menu "Salaire", option "Préférences" (Suisse uniquement/dès Business Edition):

Important

Pour les trois paramètres indiqués ci-dessus, la durée d'affichage ne doit pas dépasser cinq ans. Cela signifie, par exemple, que si vous voulez ouvrir l'année 2020 pour la comptabilité, vous devez alors définir la période de 2015 à 2020.

Réinitialisation des horaires de travail (option)

Si vous contrôlez les horaires et les vacances de vos employés avec timeSensor LEGAL, vous devez mettre à jour les horaires de travail de chaque employé. Utilisez le menu action afin de calculer le temps de travail brut à partir du calendrier de l'entreprise et répartir le temps de vacances de façon linéaire.

B11. A quoi dois-je faire attention au début d'une nouvelle année?