Build 2110 - Maintenance

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Généralités

Au cours des derniers mois, nous avons principalement travaillé sur la conversion de la base de données de la v15 à la v16 afin d’assurer la compatibilité avec macOS High Sierra et de pouvoir fournir le serveur 64 bits sous Windows. Ces développements étant désormais en grande partie terminés, nous avons préparé dans ce build un nouveau paquet avec toutes sortes d’améliorations intéressantes.

Améliorations apportées à le timesheet

Des coches aux couleurs différenciées dans votre timesheet

Les services saisis dans le timesheet ayant déjà été transférés au dossier étaient jusqu’ici marqués par une coche rouge. Il n’était pas possible de savoir si les services en question avaient déjà été facturés, ou s'ils étaient simplement disponibles pour la facturation dans le dossier. Pour éviter ce problème, les coches ont désormais des couleurs différentes:

  • une coche grise signifie que le service a été transféré au dossier mais n'a pas encore été facturé
  • une coche rouge signifie que le service a été transféré au dossier et a déjà été facturé

Désormais, un simple coup d’œil sur votre timesheet vous permet donc de savoir si les services n'ont pas encore été facturés.

Améliorations apportées au dossier

Des coches aux couleurs différenciées font leur apparition

Dans le dossier, il n'était jusqu’ici pas possible de savoir si les factures avaient été imprimées ou non, et si elles avaient été réglées. Ces informations sont désormais visibles directement à droite de chaque facture:

  • si aucun symbole n’apparaît à droite de la facture, celle-ci fait partie des factures non imprimées (RG 73-00).
  • une coche grise signifie que la facture est ouverte (RG 39-00).
    • si la facture doit faire l’objet d’un rappel, les icônes relatifs aux relances apparaissent
  • une coche rouge signifie que la facture a été réglée (RG 12-00).

Désormais, un simple coup d’œil dans le dossier suffit pour savoir si la facture n’a pas encore été imprimée, si elle est ouverte ou payée.

Améliorations apportées à l’archive de documents

Nouveau menu contextuel pour les pièces jointes

Un clic droit sur la pièce jointe à un document permet d’accéder aux nouvelles options suivantes:

  • Envoyer la pièce jointe sélectionnée: votre client de messagerie est automatiquement lancé et la pièce jointe sélectionnée est ajoutée à un nouvel e-mail.
    Remarque: en cas de destinataires multiples, appuyez sur la touche Alt/Option pour forcer l'envoi d'un e-mail individuel pour chaque destinataire. A défaut, un seul e-mail sera envoyé à l’ensemble des destinataires sélectionnés.
  • Envoyer en tant que ticket: le document est envoyé à un collaborateur en tant que ticket. Cette option est très utile si vous souhaitez directement déléguer une tâche à un collaborateur.
  • Nouveau rappel: un nouveau rappel est créé pour le document. Vous pouvez ensuite retrouver le rappel dans la fenêtre «Délais/Rappels». Les oublis sont ainsi évités.
  • Sauvegarder la sélection sur le bureau: le document et/ou la pièce jointe sont exportés sur le bureau.
  • Copier la sélection dans un projet: la pièce jointe est copiée dans un projet et peut y être modifiée.

Nouveau menu contextuel pour les documents

Un clic droit sur un document permet d’accéder aux nouvelles options suivantes:

  • Envoyer la pièce jointe sélectionnée: votre client de messagerie est automatiquement lancé et la pièce jointe sélectionnée est ajoutée à un nouvel e-mail.
    Remarque: en cas de destinataires multiples, appuyez sur la touche Alt/Option pour forcer l'envoi d'un e-mail individuel pour chaque destinataire. A défaut, le même e-mail sera envoyé à l’ensemble des destinataires sélectionnés.
  • Envoyer en tant que ticket: le document est envoyé à un collaborateur en tant que ticket. Cette option est très utile si vous souhaitez directement déléguer une tâche à un collaborateur.
  • Nouveau rappel: un nouveau rappel est créé pour le document. Vous pouvez ensuite retrouver le rappel dans la fenêtre «Délais/Rappels». Les oublis sont ainsi évités.
  • Sauvegarder la sélection sur le bureau: le document et/ou la pièce jointe sont exportés sur le bureau.
  • Copier la sélection dans un projet: la pièce jointe est copiée dans un projet et peut y être modifiée.

Recherche par numéro d’identification (ID)

Dans le menu de recherche, vous pouvez désormais rechercher un document en saisissant son ID unique. Vous pouvez voir l'ID d’un document dans le titre de la fenêtre «Info» de celui-ci. Cette nouvelle recherche est particulièrement utile lorsque vous créez un ticket ou un nouveau rappel pour un document donné. Les informations relatives au document sont en effet enregistrées dans le ticket ou dans le rappel. Désormais, si le destinataire du ticket ou du rappel clique sur le bouton «Ouvrir l’ensemble de données», le dossier du mandant s’ouvre et la recherche de l’ID enregistrée s’effectue automatiquement. Vous pouvez ainsi voir immédiatement le document correspondant dans le dossier du mandant.

Conversion au format PDF lors de l'archivage des e-mails par glisser-déposer (version d'essai)

Lorsque vous glissez et déposez des e-mails dans l’archive de documents, ils sont stockés par défaut dans leur format d'origine. Autrement dit, sous macOS, les fichiers sont enregistrés au format «.eml», et sous Windows au format «.msg». Néanmoins, il peut être utile de pouvoir convertir vos e-mails au format PDF lors de leur archivage: d’une part, le format PDF est recommandé pour un archivage sur le long terme; d’autre part, les documents PDF peuvent faire l’objet d’une recherche plein texte. Dans cette version, une case à cocher apparaît dans la fenêtre de dialogue d'archivage afin d’exécuter directement la conversion.

Remarque: en raison de la grande complexité que représente la conversion de différents formats d’e-mails, cette fonctionnalité a pour l’instant été implémentée en version d’essai afin de pouvoir tester son efficacité. En fonction des résultats du test, nous l’implémenterons définitivement ou la supprimerons. Une fois vos documents convertis au format PDF, merci de bien vouloir vérifier si le résultat est satisfaisant. Nous vous invitons à nous faire part de vos commentaires sur cette nouvelle fonctionnalité, ainsi que sur d’éventuels échecs lors de l'envoi d'e-mails.

Améliorations apportées au centre de documentation

Dans le centre de documentation, les documents peuvent désormais être recherchés sans restriction de temps. Pour ce faire, sélectionnez «Tous» dans le menu comme indiqué ci-dessous:

 

Améliorations relatives aux délais/rappels

Nouvelle fonctionnalité «Prolonger le délai»

La nouvelle fonction «Prolonger le délai» a été ajoutée aux fonctions «Dupliquer le délai» et «Reporter le délai»:

  • Dupliquer le délai: crée un nombre donné de répétitions pour des délais récurrents (un délai mensuel récurrent, par ex.).
  • Reporter le délai: la date limite est reportée à une certaine date ou d'un certain nombre de jours/semaines/mois/mois/années.
  • Prolonger le délai (nouveau): le délai initial est marqué comme étant «expiré» et reste inchangé. Un nouveau délai identique au délai initial est créé pour la période à venir.

Avantage: en cas de prolongation de délai, le délai initial et toutes les prolongations sont désormais entièrement documentés.

Accès instantané à des données éloignées

Dans la fenêtre des délais, vous pouvez désormais accéder à des données éloignées dans le temps à l'aide de nouvelles combinaisons de touches. Cliquez sur la flèche de droite ou de gauche en maintenant les touches suivantes enfoncées:

Option/Alt + clic sur la flèche de droite = +1 an
Option/Alt + clic sur la flèche de gauche = -1 an

Option/Alt + Maj + clic sur la flèche de droite = +10 ans
Option/Alt + Maj + clic sur la flèche de gauche = -10 ans

Et comme toujours…

Améliorations et correctifs mineurs.